Massenanforderung einer digitalen Signatur

Die Verwaltung digitaler Signaturen auf Gehaltsabrechnungen kann eine zeitraubende Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern. Kenjo bietet jedoch eine Lösung, die diesen Prozess vereinfacht. Mit Kenjos Massenfunktion für digitale Signaturen kannst du mehrere digitale Signaturen auf einmal anfordern und so den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Import von Gehaltsabrechnungen erheblich reduzieren.

Verabschiede dich von der lästigen Aufgabe, jedes Dokument einzeln zu unterschreiben oder die Unterschriften der Mitarbeiter einzuholen! Diese Funktion strafft den Arbeitsablauf, verbessert die Effizienz und gewährleistet eine genaue und sichere Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen. Vereinfache die Verwaltung deiner Gehaltsabrechnungen mit Kenjos digitaler Massensignatur und spare dabei wertvolle Zeit.

Um den Vorgang zu starten, gehe zu Smart Docs > Import und klicke auf LOHNDATEI.

Wähle dann alle Dokumente aus, für die du eine digitale Signatur anfordern möchtest. Du wirst nun zur Überprüfung deiner Gehaltsabrechnungen weitergeleitet, wo du die Einstellungen für jedes Dokument anpassen kannst.

Beginne mit der Auswahl eines Namens und, optional, eines Tags. Falls erforderlich, kannst du auch das Datum anpassen. Standardmäßig ist der Monat, in dem du dich gerade befindest, ausgewählt.

Kenjo kann den Namen des Mitarbeiters auf dem soeben importierten Dokument sofort erkennen, d. h. es erkennt, ob diese Person zu deinem Unternehmen gehört, ob mehr als ein Mitarbeiter ausgewählt wurde oder ob der Name der Person auf der Lohnabrechnung nicht zu deinem Unternehmen gehört.

So sieht es aus, wenn alle Informationen korrekt sind:

Falls die Mitarbeiterinformationen angepasst werden müssen, benachrichtigt Kenjo dich und informiert dich über den spezifischen Fehler. Du kannst die Informationen dann über das Dropdown-Menü korrigieren, das alle Mitarbeiter in deiner Organisation anzeigt.

Im nächsten Schritt kannst du auswählen, von welchem Mitarbeiter du eine digitale Signatur anfordern möchtest. Du kannst entweder jeden einzelnen Mitarbeiter manuell auswählen oder das Kästchen ankreuzen, um alle Mitarbeiter gemeinsam auszuwählen.

Du bist fast fertig! Bevor du den Vorgang beendest, solltest du dir noch die Zusammenfassung am Ende der Seite ansehen. Hier siehst du die Gesamtzahl deiner Dokumente, die zugewiesenen Mitarbeiter und die angeforderten digitalen Signaturen. Nimm dir eine Minute Zeit, um dich zu vergewissern, dass alle Zahlen korrekt sind.

Wenn alles korrekt ist, klicke auf ALLE IMPORTIEREN. Auch hier erhältst du eine Übersicht über die Dokumente, die du importierst, sowie über die Credits, die du verbrauchst. Hier kannst du sehen, wie viele Credits du nach dem Import noch übrig hast. Nachdem du alles noch einmal überprüft hast, klicke auf ALLE DOKUMENTE IMPORTIEREN.

Nachdem du auf ALLE DOKUMENTE IMPORTIEREN geklickt hast, erscheint ein Fenster, in dem dein Antrag bearbeitet wird. Es ist wichtig, dass du dieses Fenster nicht schließt, bevor alle Dokumente hochgeladen sind.

Und schon bist du fertig! Kenjo benachrichtigt dich, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Klicke auf VERSTANDEN, und das war's. Du hast nun erfolgreich deine Gehaltsabrechnungen hochgeladen und gleichzeitig eine digitale Signatur von deinen Mitarbeitern angefordert.

Hinweis: Du kannst den Status deiner digitalen Signaturanfragen unter Smart Docs > Digitale Signatur überprüfen. Falls ein Fehler bei der digitalen Signatur auftritt, wird er dort ebenfalls angezeigt, so dass du die Signatur manuell anfordern kannst.