Unregelmäßige Arbeitspläne besser verstehen

Geändert am Do, 23 Apr um 11:01 VORMITTAGS

In diesem Dokument lernst Du die neuen technischen Hintergrundberechnungen für das Modul Anwesenheit kennen. Es hilft Administratoren und Vorgesetzen, die Berechnung der Stunden nachzuvollziehen und die neue visuelle Darstellung der Zeiterfassung Übersicht ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen.

1. Übersicht der Zeitbegriffe

In der folgenden Tabelle findest Du alle wichtigen Begriffe, ihre Bedeutung und wo Du diese in der Stundenübersicht oder im Profil findest.

Begriff	Art	Funktion	Ort
Mindestarbeitszeit	Fix / Brutto	Rechtliche Referenz aus dem Arbeitsvertrag (vertragliche Stunden).	Mitarbeiterprofil oder zugewiesener Arbeitsplan
Sollstunden	Dynamisch / Netto	Tatsächliche zu erbringende Arbeitsstunden nach Abzug von Urlaub/Feiertagen.	Meine Anwesenheit / Zeiterfassung Übersicht / Analytics
Geplante Stunden	operativ	Bei Schichtmitarbeitern: Die Arbeitszeiten der Schichten, die der Schichtplaner im Schichtplan geplant hat. Nicht-Schichtarbeiter: geplante Arbeitsstunden wie im Arbeitsplan hinterlegt.	Schichtplan / Stundenverteilung / Meine Anwesenheit
Iststunden	Tatsächlich	Was der Mitarbeiter tatsächlich eingestempelt hat.	Meine Anwesenheit
Gesamtzeit	Tatsächlich	Iststunden + bezahlte Abwesenheit + bezahlte Feiertage.	Meine Anwesenheit / Zeiterfassung Übersicht

2. Unterschied zwischen Mindestarbeitszeit und Sollstunden

Der fundamentale Unterschied liegt im Konzept von Brutto vs. Netto.

Mindestarbeitszeit (Brutto): Dies ist die wöchentliche Mindestarbeitszeit (z. B. 40 Std.). Sie ist ein statischer Wert, der im Mitarbeiterprofil oder im Arbeitsplan hinterlegt ist.

Sollstunden (Netto): Dies ist die Zeit, die Du tatsächlich erfüllen musst. Sie wird berechnet, indem Abzüge für bezahlte Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) und Feiertage von der Mindestarbeitszeit abgezogen werden.

3. Können Mindestarbeitzeit und Sollstunden gleich sein?

Ja. Wenn es im Zeitraum keine bezahlten Abwesenheiten oder Feiertage gibt, entspricht Deine Brutto-Verpflichtung (Mindestarbeitszeit) Deinem Netto-Ziel (Sollstunden).

4. Abzug: Wie wird die Stundenanzahl berechnet, die bei einem Feiertag/Urlaubstag abgezogen werden soll?

Das System teilt die Mindestarbeitszeit durch die definierten Arbeitstage, um die tägliche Stundenverteilung zu erhalten.

Beispiel: 40 Std. / 5 Tage = 8 Std. Abzug für jeden Feiertags- oder Urlaubstag.

Vom 1. April bis zum 22. April gibt es beispielsweise 2 Feiertage
Mindestarbeitszeit: 128 Std. - 2 Feiertage: 8h + 8h = 16h Abzug
Sollstunden: = 112 Std.

5. Unterschied zwischen Mindestarbeitszeit und Geplanten Stunden

Der Unterschied liegt in der Trennung von rechtlicher Verpflichtung (Vertrag) und operativer Planung (Schichtplan).

Mindestarbeitszeit/vertragliche Stunden: Die statische Zeit aus dem Vertrag (z. B. 40h) Sie stellt die feste Vereinbarung dar und ändert sich nicht täglich.
Geplante Stunden: Die dynamische operative Planung. Sie stellt dar, welche Stunden ein Manager an einem Tag erwartet, bestimmt durch die Prioritätskette (Schichtplan > Arbeitsplan > Vertrag).

Vergleich der Merkmale

Merkmal	Mindestarbeitszeit	Geplante Stunden
Art	Rechtlich / Administrativ	Operativ / Praktisch
Flexibilität	Statisch: Immer gleich.	Dynamisch: Ändert sich täglich.
Zweck	Lohnabrechnung & Arbeitsrecht.	Abdeckung & Lückenerkennung.

Key Takeaway: Die Mindestarbeitszeit ist das, wofür der Mitarbeiter eingestellt wurde; Geplante Stunden sind das, was er diese Woche tun soll.

6. Unterschied zwischen Sollstunden und Geplanten Stunden

Dies ist die häufigste Frage bei der Verwaltung von Blue-Collar-Teams, da sie die Lücke zwischen rechtlichen Verpflichtungen und der betrieblichen Realität berührt.

Der Kernunterschied: Arbeitsvertragsrecht und Betrieb

Kurz gesagt: Sollstunden sind das, was der Mitarbeiter laut Vertrag erfüllen muss (Netto), während Geplante Stunden das sind, was der Manager laut Plan als Arbeitsleistung erwartet.

1. Sollstunden (Das rechtliche Ziel)

Natur: Statisch und vorhersehbar.
Berechnung: Die Mindestarbeitszeit (z. B. 40 Std.) wird durch die Arbeitstage (z. B. 5 Tage) geteilt, um einen täglichen Durchschnitt (8 Std.) zu erhalten.
Auswirkung von Abwesenheiten: Wenn ein gesetzlicher Feiertag oder ein bezahlter Urlaubstag vorliegt, werden die Sollstunden für diesen Tag durch die Abwesenheit erfüllt, was die Gesamtzahl der Stunden reduziert, die der Mitarbeiter in dieser Woche physisch arbeiten muss.
Zweck: Es ist die Basis für Lohnabrechnung und Arbeitsrechtskonformität.

2. Geplante Stunden (Der betriebliche Plan)

Natur: Flexibel und variabel.
Berechnung: folgt einer Hierarchiekette. Zuerst wird der Schichtplan (veröffentlichte Schichten) geprüft. Falls keiner vorhanden sind, wird der Arbeitsplan herangezogen.
Beispiel: Ein Manager könnte einen langen Montag von 10 Stunden planen, um Produktionsziele zu erreichen. An diesem Tag betragen die Geplanten Stunden 10 Std., selbst wenn die Sollstunden (der vertragliche Durchschnitt) nur 8 Std. betragen.
Zweck: Es ist das Werkzeug, um betriebswirtschaftlich Arbeit sinnvoll aufzuteilen.

Vergleich auf einen Blick

Merkmal	Sollstunden	Geplante Stunden
Fokus	Arbeitsrecht: Was sagt der Vertrag?	Ausführung: Was sagt der Dienstplan?
Berechnung	Vertraglicher Durchschnitt (Gesamt / Tage)	Hierarchiekette (Schichtplan > Arbeitsplan)
Tageswert	In der Regel fix (z. B. immer 8 Std.)	Variabel (z. B. 6 Std., 10 Std. oder 8,5 Std.)
Abwesenheiten	Berechnung der geschuldeten Netto-Stunden.	Bestimmung, wie viele Stunden abzuziehen sind.

Wichtig: Du nutzt Sollstunden, um Deine Mitarbeiter korrekt zu bezahlen, und Geplante Stunden, um Deinen Betrieb effizient zu führen.

7. Warum weichen Sollstunden und Geplante Stunden unter der Woche ab?

Das Problem: Ein Mitarbeiter hat eine Mindestarbeitszeit von 40 Std./Woche (5 Tage) und einen Arbeitsplan, der ebenfalls insgesamt 40 Std. ergibt, dennoch stimmen die Tageswerte nicht überein.

Die Sollstunden (Netto-Vertragszeit) müssen unabhängig von der täglichen operativen Planung bleiben, um die vertragliche Integrität zu wahren. Sie dienen als feste Basis, um zu bestimmen, wie viel Zeit für gesetzliche Feiertage und bezahlte Abwesenheiten anerkannt oder abgezogen werden sollte.

Rechenbeispiel:

Vertrag: 40 Std. wöchentlich / 5 Tage = 8 Std. tägliche vertragliche Basis.
Betriebliche Verteilung (Arbeitsplan): Der Manager plant 8,5 Std. von Montag bis Donnerstag und 6 Std. am Freitag (Gesamt: 40 Std.).

Systemlogik: Um die Netto-Zeit zu berechnen, ignoriert das System die betriebliche Verteilung (8,5h, 8,5h, 8,5h, 8,5h, 6h) und hält an der vertraglichen Basis fest: 8 Std. pro Tag.

Warum wird das so gehandhabt?

Gerechte Abzüge: Falls ein gesetzlicher Feiertag auf einen Montag (eine 8,5-Std.-Schicht) oder auf einen Freitag (eine 6-Std.-Schicht) fällt, erkennt das System 8 Std. an (den vertraglichen Durchschnitt). Dies verhindert, dass das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters negativ beeinflusst wird.
Vertragliche Neutralität: Der Vertrag ist der feste Anker; die Schicht ist die operative Variable.

8. Warum werden Geplante Stunden mit 0 Std. angezeigt?

Die häufigste Ursache ist, dass der Mitarbeiter für die Verwaltung über den Schichtplan markiert ist, aber für diesen Tag oder Zeitraum keine veröffentlichten Schichten vorliegen.

Das System nutzt eine strikte Prioritätskette:

Schichtplan (Höchste Priorität): Wenn der Mitarbeiter ein aktiver Schichtmitarbeiter ist, schaut das System nur auf veröffentlichte Schichten.
Arbeitsplan: Wenn der Mitarbeiter nicht über den Schichtplan verwaltet wird, schaut es auf den regulären Zeitplan.
Vertrag (Fallback): Wenn keines der oben genannten existiert, wird der vertragliche Durchschnitt herangezogen.

Sperr-Logik (Locking Logik): Wenn ein Nutzer im Schichtplan aktiv ist, geht das System davon aus, dass der Manager die volle operative Kontrolle hat. Daher gilt: Wenn keine veröffentlichte Schicht existiert, sind die Geplanten Stunden = 0 Std.

Lösung: Prüfe, ob die Schichten veröffentlicht sind. Falls der Mitarbeiter immer einem festen Arbeitsplan folgen soll, stelle sicher, dass der Mitarbeiter für die Schichtplanung deaktiviert ist.