Wenn du Mitarbeiter hast, die aus der Ferne arbeiten, hast du die Möglichkeit, sie einem virtuellen Büro zuzuweisen. Auf diese Weise können sie einem Büro deiner Wahl zugewiesen werden, ohne dass sie physisch vor Ort sein müssen. Du kannst Mitarbeiter einem virtuellen Büro zuweisen unter Persönlich > Geschäftliche Informationen > Virtuelles Büro.

Um besser zu verstehen, wie dies funktioniert, lass uns gemeinsam ein Beispiel erstellen. Nehmen wir an, du hast einen Mitarbeiter, der in München arbeitet, aber zum Büro in Berlin gehört. Du möchtest, dass der Mitarbeiter in deinen Berichten etc. in Berlin erscheint, aber die Feiertage von München nutzt - dann wähle München als virtuelles Büro, während Berlin das Hauptbüro bleibt.

Einrichten eines virtuellen Büros

Folge den nachstehenden Schritten, um ein virtuelles Büro für einen Mitarbeiter einzurichten:

• Gehe zu Mitarbeiter in Kenjo 

• Klicke auf das Mitarbeiterprofil, für das du ein virtuelles Büro einrichten möchtest

• Gehe auf die persönliche Seite des Mitarbeiterprofils

• Füge unter dem Abschnitt Geschäftliche Informationen Berlin als Hauptbüro hinzu

• Klicke auf das Feld Virtuelles Büro

• Fülle das Formular aus, um die Details für das virtuelle Büro in München zu definieren

• Klicke auf Speichern 

Beachte: Das virtuelle Büro erscheint weder im Bereich Büros, noch unter Mitarbeiterfelder in den Einstellungen. 

Das Feld mit den Details zum virtuellen Büro hat folgende Elemente:

• Name des virtuellen Büros (Pflichtfeld): Definiere hier den Namen des virtuellen Büros

• Straße (optional): Gebe hier die Straße des virtuellen Büros ein

• Postleitzahl (optional): Gebe hier die Postleitzahl des virtuellen Büros ein

• Stadt (optional): Name der Stadt, in der sich das virtuelle Büro befindet

• Land (optional): Name des Landes, in dem sich das virtuelle Büro befindet

• Kalender (Pflichtfeld): Wähle hier den Kalender für das virtuelle Büro aus - beachte hier, dass du den Kalender vorher unter Einstellungen > Feiertage anlegen musst

Beachte:  

• Wenn du ein virtuelles Büro mit einem Kalender anlegst, welcher vom ursprünglichen Büro abweicht, können sich Abwesenheiten durch die Feiertage für diesen Mitarbeiter ändern.

• Ein virtuelles Büro wird nicht im öffentlichen Profil des Mitarbeiters angezeigt. Nur das Hauptbüro (in diesem Fall also Berlin) wird angezeigt.

Löschen eines virtuellen Büros

Folge den nachstehenden Schritten um ein virtuellen Büro zu löschen:

• Gehe zu Mitarbeiter in Kenjo

• Klicke auf den Mitarbeiter, dessen virtuelles Büro du löschen möchtest

• Gehe zum persönlichen Bereich des Mitarbeiters 

• Klicke auf das (X) unter Geschäftliche Informationen > Virtuelles Büro

• Das Virtuelle Büro wird aus dem Profil des Mitarbeiters entfernt

Hinweis: Wenn ein virtuelles Büro gelöscht wird, ist das Hauptbüro des Mitarbeiters davon nicht betroffen und er bleibt diesem Büro zugeordnet. In unserem Beispiel ist der Mitarbeiter also weiterhin dem Berliner Büro zugeordnet, aber nicht mehr dem Münchner Büro.