Nachdem du die Profile deiner Mitarbeiter erstellt hast, kannst du weitere Informationen hinzufügen und verschiedene Aktionen durchführen. In diesem Artikel gehen wir auf alle Maßnahmen ein, die du ergreifen kannst, um erstens die verbleibenden relevanten Informationen deines Mitarbeiters auszufüllen und zweitens zu verstehen, welche Maßnahmen du von seinem Profil aus ergreifen kannst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Öffentliches Profil
• Persönlich
  • Was ist das persönliche Profil eines Mitarbeiters? 
  • Können meine Mitarbeiter alle Teile ihres persönlichen Profils ändern?
  • Welche Aktionen kann ich als Administrator im persönlichen Profil eines Mitarbeiters ausführen?
  • Was kann ich sonst noch über das persönliche Profil eines Mitarbeiters tun?
    • E-Mail-Signatur
    • Historie anzeigen
• Anwesenheit 
• Gehalt 
• Lohnabrechnung 
• Performance

Öffentliches Profil

Jeder Mitarbeiter hat ein öffentliches Profil, das alle seine Kollegen einsehen können. Das öffentliche Profil zeigt den Anzeigenamen des Mitarbeiters, sein Bild, seine Position, seinen Vorgesetzten, sein Büro, sein Team, seine Abteilung und seinen Bereich, falls vorhanden. Optional kann der Mitarbeiter seine Kurzbiographie ausfüllen und so seinen Kollegen die Möglichkeit geben, ihn besser kennen zu lernen. Von diesem Menü aus kann jeder Mitarbeiter ein öffentliches "Shoutout" senden, das auf der Startseite angezeigt wird!

Hinweis: Als Admin oder HR-Administrator kannst du direkt vom öffentlichen Profil des Mitarbeiters auf dessen persönlichen Dokumentenbereich oder Abwesenheit zugreifen. Andere Mitarbeiter können diesen Bereich jedoch nicht sehen.

Persönlich

Was ist das persönliche Profil eines Mitarbeiters? 

Bei der Erstellung deines Mitarbeiters, entweder durch manuelles Hinzufügen zu Kenjo oder durch Importieren seiner Daten, hast du bestimmte Informationen über ihn eingegeben, z. B. seine persönlichen Daten, seine Arbeits-E-Mails, seine Abteilung und seine Rolle, seinen Arbeitsplan, die für ihn geltenden Abwesenheitsrichtlinien und ob er eine Anwesenheitsliste benötigt oder nicht. Hier findest du eine Übersicht über alle Daten, die du eingeben musstest. 

Diese Informationen reichen jedoch nicht aus, um die HR-Prozesse vollständig durchzuführen. Als Admin oder HR-Admin kannst du das persönliche Profil deiner Mitarbeiter unter Mitarbeiter > Mitarbeiterprofil > Registerkarte Persönlich einsehen. Jeder Mitarbeiter hat auch Zugriff auf sein eigenes persönliches Profil (aber natürlich nicht auf die persönlichen Profile der anderen Mitarbeiter). Im persönlichen Profil eines Mitarbeiters finden du und deine Mitarbeiter die folgenden Abschnitte: 

• Persönliche Informationen 
• Geschäftliche Informationen
• Arbeitsplan
• Adresse 
• Privat 
• Finanzen
• Notfall
• Vertraulich

In jedem Abschnitt findest du verschiedene Felder mit Informationen. Einige dieser Felder sind bereits mit den Informationen gefüllt, die du beim Erstellen oder Importieren der Daten deiner Mitarbeiter hinzugefügt hast. Einige andere hingegen sind leer. Wir empfehlen dir, deine Mitarbeiter aufzufordern, die verbleibenden Informationen auszufüllen, sobald sie anfangen, Kenjo zu benutzen.

Vertragsende Datum

Das Vertragsenddatum bezieht sich auf den letzten Tag der Beschäftigung, wie im Vertrag festgelegt (normalerweise für befristete Arbeitsverträge für den aktuellen Zeitpunkt verwendet). Das Festlegen eines Vertragsenddatums dient zur internen Information (der Mitarbeiter kann es sehen) und initiiert nicht automatisch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses an diesem Datum.

Auswirkungen der Festlegung dieses Datums:

• Proratisierung des Urlaubsenddatums (wenn in der Richtlinie aktiviert)
• Workflows, wenn konfiguriert, um dieses Datum zu verwenden.

Beendigungsdatum

Das Beendigungsdatum impliziert eine dauerhafte Beendigung des Arbeitsverhältnisses und nicht das Ende eines befristeten Vertrags. Als solches gilt die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowohl für befristete als auch für unbefristete Arbeitsverträge (private Information).

Auswirkungen der Festlegung dieses Datums:

Gehaltsproratisierung für den letzten Monat.

Entfernung aus der DATEV-Lohnbuchhaltung (1 Monat nach dem Beendigungsdatum, damit sie für den letzten Monat bezahlt werden).

Hinweis: Du kannst jederzeit neue Mitarbeiterfelder erstellen. Befolge dazu die in diesem Artikel beschriebenen Anweisungen. 

Können meine Mitarbeiter alle Teile ihres persönlichen Profils ändern?

Nein. Als Admin oder HR-Admin kannst du alle Felder des persönlichen Profils eines Mitarbeiters bearbeiten. Der Bereich Geschäftlich und der Bereich Arbeitsplan können jedoch nicht geändert werden. Eine vollständige Liste der Berechtigungen, die deine Mitarbeiter für ihr persönliches Profil haben, findest du unter Profile und Berechtigungen > Mitarbeiterprofil (oder in dem entsprechenden angepassten Profil, das du für sie erstellt hast). 

Es gibt weitere Aktionen, die nur du als Admin oder HR-Admin im persönlichen Bereich eines Mitarbeiters durchführen kannst. Schauen wir uns an, welche das sind.

Welche Aktionen kann ich als Administrator im persönlichen Profil eines Mitarbeiters ausführen?

Auf der rechten Seite der Registerkarte "Persönlich" siehst du die Profilaktionen, die du im persönlichen Profil des Mitarbeiters durchführen kannst. Diese Aktionen hängen von vielen Funktionalitäten ab, die du zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht eingerichtet hast. 

• Wenn du DATEV verwendest, kannst du die entsprechenden Felder für den Export sehen.
• Unter WORKFLOW AUSLÖSEN kannst du einen voreingestellten Workflow für diesen Mitarbeiter auslösen. Wenn du auf die Option klickst, findest du eine Liste mit allen Workflows, die du erstellt hast. 
• Du kannst auch die Anwesenheitsverfolgung aktivieren/deaktivieren.
• Wenn du die persönliche Arbeits-E-Mail des Mitarbeiters bei der Erstellung seines Profils hinzugefügt hast, kannst du sie ändern, indem du auf ARBEITS-E-MAIL ÄNDERN klickst.
• Wenn deine Mitarbeiter nach der Aktivierung keine E-Mail-Einladung erhalten haben ODER du sie manuell hinzugefügt hast, ohne sie bei der Erstellung ihres Profils zu aktivieren, kannst du ihnen mit der Option MITARBEITER AKTIVIEREN eine E-Mail mit einem Link zur Aktivierung ihres Kontos schicken. 
• Abschließend kannst du die Schichtplanung aktivieren.

Was kann ich sonst noch über das persönliche Profil eines Mitarbeiters tun?

Im persönlichen Profil eines Mitarbeiters kannst du eine E-Mail-Signatur einrichten und die Historie einsehen. 

• E-Mail-Signatur

Du kannst auch eine E-Mail-Signatur zum Profil des Mitarbeiters hinzufügen. Diese E-Mail-Signatur erscheint dann als Unterschrift des Mitarbeiters, wenn er eine E-Mail von Kenjo aus versendet. Dies ist in der Regel der Fall, wenn du Kandidaten über unser Rekrutierungsmodul kontaktierst. Du kannst zum Beispiel eine E-Mail-Signatur zu deinem persönlichen Profil hinzufügen. Wenn du dann mit deinen Kandidaten in Recruiting > Posteingang kommunizierst, kannst du deine E-Mail-Signatur automatisch zu der E-Mail hinzufügen. Siehe das Beispiel unten:

• Historie anzeigen
  

Schließlich kannst du die Historie der Aktionen einsehen, die du als Admin oder HR-Admin oder der Mitarbeiter in seinem persönlichen Profil durchgeführt hat.

Anwesenheit 

Falls du für diesen Mitarbeiter die Zeiterfassung aktiviert hast, findest du in diesem Bereich eine Übersicht der erfassten Zeiten. Außerdem kannst du als Admin selbst Zeiten erfassen und genehmigen oder löschen. 

Alles zur Zeiterfassung findest du im Artikel Anwesenheiten.

Gehalt 

Über den Menüpunkt Gehalt kannst du eine Beschäftigung, Gehalt und variables Gehalt hinzufügen. Besuche diesen Artikel, um mehr zu erfahren.

Lohnabrechnung 

Im Bereich Lohnabrechnung findest du eine Übersicht der Gehälter des Mitarbeiters. Die einzelnen Lohnabrechnungen kannst du im Bereich Smart Docs verwalten und einsehen. 

Performance

Auf der Registerkarte Performance siehst du ein Archiv aller Leistungsbeurteilungen, die deine Mitarbeiter in der Vergangenheit abgeschlossen haben, und auch die, die sie noch abschließen müssen.