Una vez que la función de firma digital esté activada, podrás crear solicitudes de firma digital en el módulo Documentos.


Nota:


  • Las solicitudes de firma digital se pueden crear para documentos PDF y word.

  • De forma predeterminada, los perfiles Admin y HR Admin tienen permiso. Los perfiles de clientes con los siguientes permisos se pueden crear en Ajustes> Perfiles y permisos para proporcionar acceso a otros empleados.



Creación de solicitudes de firma digital


Para recibir una firma digital de varios empleados en un documento de la empresa:

Para recibir una firma digital en un documento perteneciente a un empleado específico:

  • En Documentos> Documentos de los empleados, elige un perfil de empleado y haz clic en el documento para el que deseas solicitar una firma digital.

  • En Acciones, haz clic en el botón Firma digital.


  • En Selecciona los firmantes, elige Empleados específicos o Todos los empleados según sea el caso.

Empleados específicos: Haz clic en el botón + Seleccionar firmantes y elige el modo de entrega (los empleados inactivos no se pueden incluir en este método).

  • Firma secuencial: en este modo, los documentos se entregan a los firmantes seleccionados en una secuencia, es decir, el firmante 2 recibe la solicitud de firma solo después de que el firmante 1 firme el documento.

  • Entrega en paralelo: en este modo, los documentos se entregan a todos los firmantes seleccionados a la vez.



Grupo de empleados: selecciona Todos los empleados o un grupo de empleados de una empresa, oficina o departamento.

Nota: Habilita el botón de alternancia Incluir empleados inactivos para solicitar la firma de los empleados inactivos.


Puedes utilizar el icono de lápiz/papelera para editar/eliminar los firmantes seleccionados durante el proceso de creación de la solicitud de firma.


  • Agrega un mensaje personal haciendo clic en el botón + Agregar un mensaje personal.
  • Haz clic en Enviar documento para solicitar firmas de los empleados seleccionados.

Post-creación de solicitudes de firma digital


Una vez que se inicia la solicitud, el empleado recibirá un correo electrónico con la solicitud de firma y el documento estará disponible en la sección Mis documentos en la vista listado. El empleado puede firmar desde el correo electrónico o desde la sección Mis documentos.




Una vez la solicitud de firma digital completada


  • Una vez que se completa el proceso de firma,

    • Todos los firmantes recibirán una copia del documento firmado por correo electrónico.

    • Todos los firmantes recibirán una notificación en la aplicación Kenjo y el documento firmado estará disponible en la pestaña Mis documentos del firmante respectivo.

    • El documento firmado tendrá el texto "DigitalSigned" agregado al nombre real del documento y un ícono de firma en la esquina superior derecha.

  • En el modo de entrega secuencial, lo mencionado anteriormente se verá cuando todos los firmantes seleccionados hayan firmado el documento.


Para administrar las solicitudes de firma digital creadas en el módulo de Documentos, consulte el artículo Gestión de solicitudes de firma digital: Documentos.