En esta página puedes encontrar ejemplos de Workflows y Plantillas de email que se utilizan comúnmente para los procesos de Recursos Humanos. Recuerda visitar nuestro artículo Configurar workflows y plantillas de email para aprender a crearlos.


Nota: Para estos ejemplos, primero crearemos las plantillas de email y posteriormente crearemos los workflows en los que se utilizarán.



TABLA DE CONTENIDOS


Notificación enviada al manager cuando un empleado solicita una ausencia


Descripción general de la plantilla de email


Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL


A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Nueva solicitud de ausencia de un empleado


Asunto: Hay una nueva solicitud de {!_TimeOffTypeName} de {!RelatedUser.displayName}


Cuerpo:


Hola,


Hay una nueva solicitud de {!_timeOffTypeName} de {!relatedUser.displayName} para el período desde {!_from} a {!_a}.


Por favor, procesa esta solicitud en Kenjo.


Saludos,


Tu equipo de RRHH



A continuación, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:


  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Solicitud de ausencia
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.



Descripción general de la definición del Workflow


Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowSolicitud de ausencia
ObjetoSolicitud de ausencia
DesencadenadorSocilitud de ausencia se ha creado
ProgramarInmediatamente después
FiltroTipo de solicitud - es igual a - request


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNotificación de solicitud de ausencia
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailSolicitud de ausencia
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación al empleado cuando se ha procesado una solicitud de tiempo libre


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado


Asunto: Tu solicitud {!_timeOffTypeName} ha sido {!status}


Cuerpo:


Hola,

Tu {!_timeOffTypeName} solicitud de {!_from} a {!_to} creada en {!_createdAt} ha sido {!status}.

Puedes ver el estado de esta solicitud directamente en Kenjo.

Saludos,

Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Solicitud de ausencia
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflow

 Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

ObjetoSolitud de ausencia
DesencadenadorSolicitud de ausencia se ha actualizado
ProgramarInmediatamente después
FiltroEstado - no es igual - Canceled

Estado - no es igual - CanceledAfterProcessed

Estado - no es igual - Pending

Estado - no es igual - Processed

Estado - no es igual - Submitted

Estado - no es igual -  InApproval


Tu Workflow se verá así:




Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acción

Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de email

Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación antes de un próximo cumpleaños


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Recordatorio de un próximo cumpleaños


Asunto: Recordatorio: el {!userPersonal.nextBirthday} es el cumpleaños de {!userPersonal.displayName}


Cuerpo:


Hola,

El {!userPersonal.nextBirthday} es el cumpleaños de {!userPersonal.displayName}. Por favor, toma los pasos relacionados a este evento. 

Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowRecordatorio de un próximo cumpleaños
ObjetoEmpleado
DesencadenadorDesencadenador personalizado: Próximo cumpleaños
Programar5 - antes 
FiltroActivo - igual a - activo


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónRecordatorio de un próximo cumpleaños
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailRecordatorio de un próximo cumpleaños
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


La acción que acabas de agregar se verá así:




Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación del final del período de prueba


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Notificación del final del período de prueba


Asunto: El período de prueba de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}

Cuerpo: 


Hola,

El período de prueba de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}.

Por favor, toma los pasos necesarios en caso de que el empleado haya aprobado o reprobado el período de prueba.  


Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNotificación del final del período de prueba
ObjetoEmpleado
DesencadenadorNotificación del final del período de prueba
Programar21 - antes 
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNotificación del final del período de prueba
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNotificación del final del período de prueba
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Recordatorio para cargar el certicado médico por enfermedad de más de tres días


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días


Asunto: Recordatorio: Por favor, carga tu certificado médico a Kenjo


Cuerpo:


Hola,

Por favor, carga tu certificado médico en Kenjo para tu {!_timeOffTypeName} desde {!_from} a {!_to}. Si ya subiste el certificado, puedes ignorar este mensaje. 
Te deseamos una pronta recuperación y esperamos verte pronto!

Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: solicitud de ausencia
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflow

Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad

ObjetoEmpleado
Desencadenador

Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad

ProgramarInmediatamente después
FiltroTipo de ausencia - es igual - Enfermedad
Días laborales - es igual o mayor a - 3


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónRecordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días  
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailRecordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días  
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación de que la información del empleado ha cambiado


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Notificación de que la información del empleado ha cambiado


Asunto: Ha cambiado la información en el perfil del empleado {!userPersonal.displayName}


Cuerpo: 


Hola,

Ha cambiado la información en el perfil del empleado {!userPersonal.displayName}.

Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNotificación de que la información del empleado ha cambiado
ObjetoEmpleado
DesencadenadorEmpleado se ha actualizado
ProgramarInmediatamente después
FiltroIBAN - está modificado


Nota: el filtro es opcional. Si no se seleccionas ningún filtro, se te informará sobre cada cambio en el perfil de un empleado.


El workflow de ejemplo te notificará cada vez que se cambie el código IBAN de uno de tus empleados. Puedes crear otros workflows siguiendo este ejemplo y configurando diferentes filtros para asegurarte de recibir notificaciones cada vez que se modifique cualquier información importante en los perfiles de tus empleados. También puedes editar la plantilla de correo electrónico para especificar qué información específicamente ha cambiado.


Tu Workflow se verá así:


Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNotificación de que la información del empleado ha cambiado
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNotificación de que la información del empleado ha cambiado
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioSeleccionar empleado


Nota: En nuestro ejemplo, hemos elegido el destinatario "Seleccionar empleado", ya que solo queremos notificar al gerente de recursos humanos sobre este cambio.


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación y tareas para el proceso de incorporación de un nuevo empleado


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de nuevo empleado


Asunto: Proceso de incirporación del empleado {!userPersonal.displayName}  


Cuerpo: 


Hola,

El {!userWork.startDate}, {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} comienza su nuevo empleo en la empresa.

Mientras tanto, prepara los siguientes pasos. Recuerda que también los encontrarás en tus tareas pendientes en Kenjo.

  • Crea la dirección de email para la empresa
  • Prepara el espacio de trabajo
  • Envía el email de bienvenida
Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNotificación y tareas para el proceso de integración de nuevo empleado
ObjetoEmpleado
DesencadenadorFecha de inicio del empleado
Programar7 - antes 
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. En esta oportunidad crearemos dos tipos de acción: Tareas y Alertas de email. 


Creación de Tareas:


Primero, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y cea las siguientes tareas completando los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónCrear la dirección de email para la empresa
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento5 - días después



Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda tarea al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera: 


Nombre de la acciónPreparar el espacio de trabajo
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento5 - días después


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda acción al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera:


Nombre de la acciónEnvía el email de bienvenida
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento1 - días después


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Nota: Puedes agregar tantas acciones como necesites para incorporar correctamente a un nuevo candidato. En este caso, hemos creado tres tareas pendientes diferentes:


Creación de alerta de email:


Luego de crear las tareas, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y crea la alerta de email ccompletando los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónProceso de incorporación de un nuevo empelado
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailProceso de incorporación de un nuevo empleado
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Recordatorio de las vacaciones restantes del año anterior


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Recordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado


Asunto: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año anterior

Cuerpo: 


Hola,

Los días de vaciones restantes del año pasado se vencen el 31 de marzo de este año. Por favor, revisa tu balance de vacaiones y asegúrate de que puedas usar los días restantes antes de esta fecha. 


Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: el workflow es recurrente
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.



Descripción general de la definición del Workflow


Nota: Como el vencimiento de los días de vacaciones se produce anualmente, este es un workflow recurrente. Este es uno de los únicos workflows en los que activamos la opción "Repetir workflow", de manera tal de que cada año se envíe un email a los empleados recordándoles tomar los días de vacaciones que les restan. 


Para ello, primero completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowRecordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado
RepetirAnualmente
Empezando elfecha de inicio
Fnalizarnunca


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónRecordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailRecordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioSeleccionar empresa


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Vencimiento de la validez de un documento


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Vencimiento de la validez de un documento


Asunto: El documento {!name} sobre {!relatedTo} vence en {!validUntil}


Cuerpo: 


Hola,

El documento {!name} etiquetado como {!tags} sobre {!relatedTo} vence en {!validUntil}. Por favor, toma las acciones necesarias para renovar el documento.


Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Documento
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.


Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowVencimiento de la validez de un documento
ObjetoDocumento
DesencadenadorEl documento es válido hasta
Programar14 - antes 
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:


Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónVencimiento de la validez de un documento
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailVencimiento de la validez de un documento
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioSeleccionar empleado


Nota: En este caso, hemos elegido "Seleccionar empleado" ya que queremos notificar al gerente de recursos humanos solo sobre este cambio.


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Notificación de nueva tarea en Kenjo


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Nueva tarea en Kenjo


Asunto: Tienes una nueva tarea en Kenjo


Cuerpo: 


Hola,

Tienes una nueva tarea llamada {!title} en Kenjo que es para el {!dueDate}. Puedes revisar tus tareas en Kenjo haciendo clic aquí.


Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Tarea
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.


Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNueva tarea en Kenjo
ObjetoTarea
DesencadenadorTarea se ha creado
ProgramarInmediatamente después
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:


Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNueva tarea en Kenjo
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNueva tarea en Kenjo
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.



Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Recordatorio de una tarea sin cumplir


Asunto: Recordatorio de tu tarea {!title} con la fecha de vencimiento {!dueDate}


Cuerpo: 


Hola,

Tienes una tarea llamada {!title} en Kenjo que sobrepasó la fecha de entrega el {!dueDate}.

Por favor, complétala lo más pronto posible y márcala como Completada.


Puedes revisar tus tareas haciendo clic aquí.


Saludos,


Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Tarea
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.



Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowRecordatorio de una tarea sin cumplir
ObjetoTarea
DesencadenadorDesencadenador personalizado: 
Programar1 - después
FiltroCompletado - es igual a - Completado


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónRecordatorio de una tarea sin cumplir
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailRecordatorio de una tarea sin cumplir
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Para Ejemplos de Plantillas de emails y Workflows para Reclutamiento, haz clic aquí.