En esta página puedes encontrar ejemplos de Workflows y Plantillas de email que se utilizan comúnmente para los procesos de Recursos Humanos. Recuerda visitar nuestro artículo Configurar workflows y plantillas de email para aprender a crearlos.



TABLA DE CONTENIDOS


Ausencias: Notificación al manager cuando un empleado solicita una ausencia


Descripción general de la plantilla de email


Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL


A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Nueva solicitud de ausencia de un empleado


Asunto: Hay una nueva solicitud de {!_TimeOffTypeName} de {!RelatedUser.displayName}


Cuerpo:


Hola,


Hay una nueva solicitud de {!_timeOffTypeName} de {!relatedUser.displayName} para el período desde {!_from} a {!_a}.


Por favor, procesa esta solicitud en Kenjo.


Saludos,


Tu equipo de RRHH




A continuación, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:


  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Solicitud de ausencia
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.


Descripción general de la definición del Workflow


Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowSolicitud de ausencia
ObjetoSolicitud de ausencia
DesencadenadorSocilitud de ausencia se ha creado
ProgramarInmediatamente después
FiltroTipo de solicitud - es igual a - request


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNotificación de solicitud de ausencia
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailSolicitud de ausencia
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.


Ausencias: Notificación al empleado cuando se ha procesado su solicitud de ausencia


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado


Asunto: Tu solicitud {!_timeOffTypeName} ha sido {!status}


Cuerpo:


Hola,

Tu {!_timeOffTypeName} solicitud de {!_from} a {!_to} creada en {!_createdAt} ha sido {!status}.

Puedes ver el estado de esta solicitud directamente en Kenjo.

Saludos,

Tu equipo de RRHH


Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Solicitud de ausencia
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflow

 Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

ObjetoSolitud de ausencia
DesencadenadorSolicitud de ausencia se ha actualizado
ProgramarInmediatamente después
FiltroEstado - no es igual - Canceled

Estado - no es igual - CanceledAfterProcessed

Estado - no es igual - Pending

Estado - no es igual - Processed

Estado - no es igual - Submitted

Estado - no es igual -  InApproval


Tu Workflow se verá así:




Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acción

Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de email

Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado

Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.




Tareas: Notificación al empleado cuando tiene una nueva tarea


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Nueva tarea en Kenjo


Asunto: Tienes una nueva tarea en Kenjo


Cuerpo: 


Hola,

Tienes una nueva tarea llamada {!title} en Kenjo que es para el {!dueDate}. Puedes revisar tus tareas en Kenjo haciendo clic aquí.


Saludos,


Tu equipo de RRHH



Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Tarea
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.



Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNueva tarea en Kenjo
ObjetoTarea
DesencadenadorTarea se ha creado
ProgramarInmediatamente después
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:


Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNueva tarea en Kenjo
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNueva tarea en Kenjo
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioEmpleado


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.



Documentos: Notificación de la fecha de terminación de contrato


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Notificación del final de contrato


Asunto: El contrato de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}

Cuerpo: 


Hola,

El contrato de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}.

Por favor, toma los pasos necesarios con respecto a este empleado.


Saludos,


Tu equipo de RRHH



Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNotificación del final de contrato
ObjetoEmpleado
DesencadenadorFin de Contrato
Programar21 - antes 
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNotificación del final de contrato
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNotificación del final de contrato
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager/Equipo de Recursos Humanos


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.



Documentos: Notificación de que un nuevo documento ha sido agregado


Descripción general de la plantilla de email


Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL


A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Nuevo documento se ha agregado


Asunto: 


Cuerpo:


Hola,

Un nuevo documento ha sido agregado por {!_createdById}.

Revísalo aquí.

Saludos,

Tu Equipo de RRHH



A continuación, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:


  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: Documento
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.



Descripción general de la definición del Workflow


Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNuevo documento se ha agregado
ObjetoDocumento
DesencadenadorDocumento se ha creado
ProgramarInmediatamente después
FiltroN/A


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónNuevo documento se ha agregado
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailNuevo documento se ha agregado
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.



Reclutamiento: Respuesta automática a un nuevo candidato


Descripción general de la plantilla de email


Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL


A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Respuesta automática a una nueva aplicación


Asunto: Gracias por aplicar a Kenjo


Cuerpo:


Hola,

Gracias por tu interés en nuestra empresa y por enviarnos tu aplicación a la posición de {!position.jobTitle}. El proceso y selección de candidatos nos tomará un poco de tiempo, pero te contactaremos lo más pronto posible. 

Si tienes alguna pregunta, no dudes en enviarnos un email a reclutamiento@kenjo.io

Saludos,

El equipo de RRHH


Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:


  • Categoría: elige Reclutamiento
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: candidato en posición
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowRespuesta automática a una nueva aplicación
ObjetoCandidato en posición
DesencadenadorCandidato en posición se ha creado
Programarinmediatamente después



Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:



Nombre de la acciónRespuesta automática a una nueva aplicación
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailRespuesta automática a una nueva aplicación
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioCandidato


La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.




Empleado: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de un nuevo empleado


Descripción general de la plantilla de email


Primero, configura los detalles de su plantilla de email:


Nombre de la plantilla de email: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de nuevo empleado


Asunto: Proceso de incirporación del empleado {!userPersonal.displayName}  


Cuerpo: 


Hola,

El {!userWork.startDate}, {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} comienza su nuevo empleo en la empresa.

Mientras tanto, prepara los siguientes pasos. Recuerda que también los encontrarás en tus tareas pendientes en Kenjo.

  • Crea la dirección de email para la empresa
  • Prepara el espacio de trabajo
  • Envía el email de bienvenida
Saludos,


Tu equipo de RRHH



Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:

  • Categoría: elige RRHH
  • Empresa: elige la empresa deseada
  • Idioma: elige el idioma deseado
  • Objeto: empleado
  • Campo: (vacío)


Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.




Descripción general de la definición del Workflow


Completa los campos de la siguiente manera:


Nombre del workflowNotificación y tareas para el proceso de integración de nuevo empleado
ObjetoEmpleado
DesencadenadorFecha de inicio del empleado
Programar7 - antes 
Filtro(vacío)


Tu Workflow se verá así:



Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. En esta oportunidad crearemos dos tipos de acción: Tareas y Alertas de email. 


Creación de Tareas:


Primero, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y cea las siguientes tareas completando los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónCrear la dirección de email para la empresa
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento5 - días después



Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda tarea al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera: 


Nombre de la acciónPreparar el espacio de trabajo
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento5 - días después


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda acción al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera:


Nombre de la acciónEnvía el email de bienvenida
Tipo de acciónTarea
AsignarManager
Fecha de vencimiento1 - días después


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Nota: Puedes agregar tantas acciones como necesites para incorporar correctamente a un nuevo candidato. En este caso, hemos creado tres tareas pendientes diferentes:


Creación de alerta de email:


Luego de crear las tareas, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y crea la alerta de email ccompletando los campos de la siguiente manera:


Nombre de la acciónProceso de incorporación de un nuevo empelado
Tipo de acciónAlertas de email
Plantilla de emailProceso de incorporación de un nuevo empleado
Dirección del remitenteno-responder@kenjo.io
DestinatarioManager


Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:



Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.