Una vez que hayas aprendido a crear los tipos de ausencia, es hora de crear las políticas de ausencia que se asignaran a los empleados. Recuerda que las políticas son las reglas bajo las cuales opera cada tipo de ausencia. En ellas se debe especificar el ciclo, el tipo de permiso y la disponibilidad, además de otras opciones avanzadas.

Cada tipo de ausencia requiere al menos una política para ser efectiva. Se pueden crear múltiples políticas por tipo de tiempo libre. Sin embargo, sólo asignará a sus empleados una política de ausencia por tipo de ausencia.

TABLE OF CONTENTS

• Añadir políticas de ausencias
• Asignación
• Asignación extra
• Prorrateo
• Balance
• Solicitud

Añadir políticas de ausencias

Para añadir una nueva política, debes ir al tipo de ausencia y hacer clic en el icono (+) AÑADIR NUEVA POLÍTICA.

A continuación, podrás configurar todas las reglas de la nueva política, empezando por las reglas de asignación.

Asignación

Aquí puedes seleccionar la asignación de tiempo libre a la que tendrán derecho los empleados a quienes asignes esta política y cuándo deben recibir esta asignación. Es el primer paso y es crucial para definir su política de ausencia.

Los componentes son:

Nombre de la política: Comienza la configuración de la nueva política dándole un nombre. Recuerda: cuanto más claro sea el nombre, más fácil te resultará después diferenciarla de otras políticas y asignarla a sus empleados. En nuestro ejemplo configuramos una política llamada Vacaciones - 24 días.

Asignación establecida en: Aquí, puedes elegir si tus empleados recibirán el tiempo libre en un formato basado en días u horas. En este ejemplo, como estamos creando una política de tiempo libre para vacaciones, elegiremos días.

Tipo de asignación: el tipo de asignación define si tu empleado recibe una asignación fija por ciclo o una asignación ilimitada por ciclo.

• Ilimitada se elige principalmente para la ausencias por enfermedad, ya que significa que el empleado no tendrá límite de días libres para cada ciclo.
• Asignación fija le permite al empleado tomarse solo la cantidad de días libres como se configure dentro de la asignación inicial.

Si eliges asignación Ilimitada, la barra de la izquierda será más corta y le permitirá configurar menos reglas.

El ciclo anual comenzará el: Aquí puedes decidir en qué momento se inicia el ciclo de esta política. 

• Fecha de inicio del empleado: Si eliges esta opción, el ciclo se iniciará el día en que el empleado empiece ó empezó a trabajar en su empresa.
• Ciclo desactivado: Elije esta opción para crear una política sin ciclo, lo que significa que los días / horas de tiempo libre no renovarán ni caducarán después de un cierto período de tiempo. 
  
• Fecha específica: Esta es la opción más común. Normalmente, se elige el día 1 de enero, para que sus empleados reciban sus días / horas tan pronto como comience el nuevo año.

Asignación inicial: ingresa la cantidad de días u horas que sus empleados recibirán en un ciclo.

Usar días naturales: habilita los días naturales para restar los días no laborables, como fines de semana o días festivos, del saldo del usuario cuando realice una solicitud de ausencia

Esta opción no estará disponible para las políticas con balances en horas.

¿Cómo se acumula la asignación inicial?: Aquí puede elegir cómo recibirán sus empleados el tiempo libre.

• Asignación mensual:
  • Al final del periodo (se concede una vez se ha trabajado): Con esta opción, tus empleados reciben la asignación del tiempo correspondiente el primer día del siguiente periodo de asignación.
  • Al inicio del periodo (se concede por adelantado): Con esta opción, tus empleados reciben la asignación calculada el primer día del periodo.
• La asignación inicial, se concede de una sola vez y se realiza al principio del ciclo.

Cuando hayas terminado de configurar todo, haga clic en SIGUIENTE.

Asignación extra

En este paso, puedes configurar las reglas de días extra. Puedes añadir reglas para aumentar automáticamente el tiempo asignado adicional a la asignación inicial de la política en función del tiempo que un empleado lleve en la empresa. Si no desea crear ninguna regla de días extra, puedes omitir este paso. 

Puedes añadir una regla de indemnización extra haciendo clic en (+) AÑADIR REGLA DE ASIGNACIÓN EXTRA.

Tiempo trabajado (años): Agrega aquí el tiempo requerido para trabajar antes de recibir la asignación adicional. Por ejemplo, si eliges agregar 1 año, tu empleado recibirá la asignación adicional que haya elegido con cada año que haya trabajado para su empresa.

Asignación de días adicionales: aquí puedes elegir cuántos días de asignación se agregarán a la asignación inicial existente de su empleado. Si elige un día adicional de asignación aquí, su empleado recibirá un día libre adicional cada año que esté empleado en la empresa.

Cuando hayas terminado, haz clic en AÑADIR. Puedes agregar tantas reglas de asignación adicionales como desees. Por último, haga clic en SIGUIENTE.

Prorrateo

A continuación puedes decidir si el permiso base de una política debe ajustarse (prorratearse) para ciertos tipos de empleados, como nuevos ingresos, empleados a tiempo parcial o aquellos con una fecha de finalización de contrato.

Para que sea más fácil de entender, veamos tres ejemplos que utilizan distintos tipos de ajustes:

• Inicio del ciclo anual: 1 de enero

• Método de asignación: De una sola vez, al comienzo del ciclo

• Permiso base: 24 días

Opción 1: Basada en la fecha de incorporación del empleado

Fecha de incorporación: 15 de marzo de 2024
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Opción 2: Basada en la fecha de finalización del contrato

Fecha de finalización del contrato: 22 de agosto de 2024
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Opción 3: Basada en la jornada laboral

Referencia para jornada completa: 5 días/semana o 40 horas/semana
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Cuando hayas finalizado de configurar todas las opciones de este paso, haz clic en SIGUIENTE.

Balance

Aquí puedes seleccionar cómo debe gestionarse el saldo de tiempo libre del empleado para la política que estás creando, solo desliza el botón para activar las que consideres para esta política.

Permitir saldo negativo en el ciclo actual: Habilita esta opción si permites que los empleados tomen tiempo libre incluso cuando su saldo está por encima. Puedes elegir si a tus empleados se les permiten días negativos ilimitados o puedes establecer un número máximo de días que pueden superar su saldo.

Permitir que los días de vacaciones no utilizados se trasladen al ciclo siguiente (acarreo): Activa esta opción cuando los empleados puedan solicitar los días de vacaciones restantes de este ciclo, en el ciclo siguiente. Seleccione hasta cuando pueden solicitar sus días traspasados en el próximo año y el número máximo de días que pueden tomar. Siempre se pueden seleccionar las opciones de traspasar los días restantes en el ciclo, y que no caduquen.

¿Redondear el saldo actual a días completos?, activa alguna de estas opciones según su necesidad:

• Redondear al intervalo anterior: redondea por defecto el saldo cuando sea asignado, al valor anterior para tener siempre números enteros. 
• Redondear al intervalo siguiente: redondea hacia arriba el saldo cuando se da un nuevo balance para tener siempre números enteros.

Mostrar detalles de la política en las fichas de ausencia de los empleados: Elige si quieres que tu y tus empleados puedan ver los detalles de cada tiempo libre, esto se verá en la ficha de cada tipo de ausencia. Ten en cuenta que los detalles muestran exactamente cómo están configuradas estas políticas, y tendrán un aspecto parecido a este:

Después de configurar todo haz clic en SIGUIENTE.

Solicitud

Como último paso, puede seleccionar cómo deben gestionarse las solicitudes de tiempo libre de los empleados para la política que estas creando.

Requiere aprobación: Activa esta opción si las solicitudes requieren aprobación. Por defecto, los gerentes y administradores podrán aprobar las solicitudes de ausencia de sus subordinados.

No permitir solicitudes de ausencia durante el periodo de prueba: Cuando esta función está activada, tus empleados no pueden solicitar tiempo libre hasta que su período de prueba culmine. La función depende de la fecha del periodo de prueba que se haya ingresado en el perfil personal del empleado. Sin embargo, los empleados pueden ver su tiempo libre permitido y pueden solicitar tiempo libre tan pronto como termine el periodo de prueba.

Media jornada: Activa esta opción si los empleados pueden solicitar medias jornadas laborales (mañana o tarde). 

Por último, haga clic en GUARDAR. 

Ya has creado tu política de tiempo libre. Puede crear tantas políticas como desees. Aprende cómo asignar estas políticas a sus empleados en este artículo.