Um neue Mitarbeiter hinzuzufügen, gehe zu Mitarbeiter > (+) MITARBEITER HINZUFÜGEN, in der rechten oberen Ecke. Hier führt Dich ein Schritt-für-Schritt Assistent durch die einzelnen Konfigurierungs-Schritte. 

Persönlich

In dem Abschnitt zu persönlichen Informationen kannst Du grundlegende Informationen der Mitarbeiter*innen hinzufügen. Beachte dabei Folgendes:

• Vorname, sowie Nachname sind verpflichtend.

• Das Geburtsdatum ist wichtig, damit Kenjo den Geburtstag Deiner Mitarbeiter*innen erkennt.

Klicke auf WEITER.

Beruflich

1. Infos

Zuerst fülle die Daten aus. Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

Unternehmen

Wenn Dein Unternehmen mehrere Gesellschaften hat, wähle diejenige aus, zu der dieser Mitarbeiter gehört. Diese Information ist wichtig für die Lohnabrechnung, Berichte und das Organigramm. Außerdem ist sie relevant, wenn Mitarbeiter nur die Informationen ihrer Kollegen innerhalb desselben Unternehmens sehen sollen.

Sprache

Dies bestimmt die Sprache, in der der Mitarbeiter Kenjo sieht. Er oder sie kann diese später jedoch ändern.

Arbeits-E-Mail

Gib hier die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.

Profil

Die Berechtigungen, die Mitarbeiter haben, hängen vom ihnen zugewiesenen Profil ab. Falls Du unsicher bist, wähle das Profil Mitarbeiter. Du kannst es später ändern. Lies dazu diesen Artikel. 

Vertraglich vereinbarte Arbeitstage

Gib die Wochentage ein, an denen der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag für Dein Unternehmen arbeitet.

Vertraglich vereinbarte Wochenstunden

Gib die Anzahl der Stunden ein, die der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag pro Woche arbeitet.

Weitere Arbeitsinformationen (optional)

• Füge das Büro, die Abteilung, die Berufsbezeichnung und das Startdatum des Mitarbeiters hinzu. Das Startdatum kann auch in der Vergangenheit liegen.
• Stelle sicher, dass auch der Vorgesetzte des Mitarbeiters hinterlegt ist. Dadurch funktionieren andere Kenjo-Funktionen wie Workflows, Leistungsbewertungen oder Urlaubsverwaltung korrekt.
• Falls erforderlich, füge eine Mitarbeiter-ID hinzu.

2. Arbeitsplan

Es kann sein, dass du den Bereich Arbeitsplan nicht siehst, wenn du einen Mitarbeiter anlegst. Für einige bestimmte Unternehmen ist dieser nicht verfügbar. 

Wenn Du einen Arbeitsplan erstellst, definierst Du die erwarteten Arbeitstage und Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter. Dabei kannst Du festlegen, ob sie nach einem festen Arbeitsplan mit genau vorgegebenen täglichen Arbeitsstunden oder nach einem flexiblen Arbeitsplan mit einer bestimmten Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag arbeiten. Arbeitspläne sind, falls einer zugeordnet wurde, die Grundlage für eine korrekte Anwesenheitserfassung.

Du hast die Möglichkeit, mehrere Arbeitspläne zu erstellen, um die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter abzubilden.

Die Festlegung von Arbeitstagen und Arbeitsstunden für Deinen neuen Mitarbeiter ist verpflichtend, die Zuweisung zu einem Arbeitsplan ist jedoch optional.

Beim Einrichten eines neuen Mitarbeiterprofils hast Du zwei Optionen bezüglich des Arbeitsplans:

Option 1: Kein Arbeitsplan zugewiesen

Der neue Mitarbeiter wird keinem Arbeitsplan zugewiesen. Die erwarteten Arbeitsstunden werden anhand der Pflichtfelder vertraglich vereinbarte Arbeitstage und vertraglich vereinbarte Wochenstunden berechnet.

So wählst Du diese Option:

• Klicke einfach auf WEITER.
• Die Checkbox Arbeitsplan zuweisen ist für Dich momentan irrelevant, da Du keinen Arbeitsplan für diesen Mitarbeiter festlegen möchtest.

Option 2: Einen passenden Arbeitsplan zuweisen

Der Mitarbeiter wird einem Arbeitsplan zugewiesen, der zu seinen vertraglich vereinbarten Wochenstunden und Arbeitstagen passt.

So wählst Du diese Option:

• Setze das Häkchen bei Arbeitsplan zuweisen.
• Wähle einen passenden Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü Arbeitsplan auswählen.
• Bestimme ein Gültigkeitsdatum.

Das Gültigkeitsdatum legt fest, ab wann der Mitarbeiter diesem Arbeitsplan zugeordnet wird. Bei einem neuen Mitarbeiter kann dies sein Startdatum oder ein von Dir festgelegtes individuelles Datum sein.

• Klicke auf WEITER.

Abwesenheit

Im nächsten Schritt kannst Du Richtlinien zur Abwesenheit zuweisen. Dieser Schritt ist optional. Wenn Du dies erst später erledigen möchtest, klicke einfach auf “ÜBERSPRINGEN” oder “WEITER”. Beachte dabei, dass die Abwesenheitsarten, welche Du hier siehst, diejenigen sind, die Du unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen konfiguriert hast.

Lerne hier, wie Du Abwesenheitsarten und Richtlinien zur Abwesenheit erstellst.

Anwesenheit

Im nächsten Schritt kannst Du Richtlinie zur Anwesenheit zuweisen. Standardmäßig ist die Standardrichtlinie zugewiesen. Über das Auswahlmenü kannst Du die von dir erstellen Richtlinien auswählen.

Aktivierung

Nun hast Du noch die Wahl für folgende Optionen:

• Einladung senden: Wenn Du diese Option aktivierst, erhält der/die Mitarbeiter*in eine Einladung per E-Mail (über den sog. Begrüßungsassistent), um sich bei Kenjo anzumelden. Den Begrüßungsassistent kannst Du hier einrichten und bearbeiten. 

Wenn Du jedoch das Profil noch weiter bearbeiten möchtest, bevor Du eine Einladung versendest, lasse diese Option einfach deaktiviert.

Entscheidest Du Dich, keine E-Mail zu senden, wird der/die Mitarbeiter*in als “Nicht aktiviert” unter Mitarbeiter angezeigt. Um ihn/sie zu aktivieren hast Du folgende Optionen:

• Gehe zu Mitarbeiter > Wähle den/die Mitarbeiter*in aus (oder mehrere) > AKTIONEN > Mitarbeiter aktivieren

• Gehe zum Mitarbeiterprofil > Persönlich > MITARBEITER AKTIVIEREN
  
  

• Zeit erfassen: Wenn Du diese Option aktivierst, kann der/die Mitarbeiter*in Zeiten erfassen, indem er/sie die Registerkarte zur Anwesenheit oder die One-Click-Zeiterfassung (abhängig von den Einstellungen für die Zeiterfassung) verwendet. Die Anwesenheit wird dabei bei der Berechnung der Anwesenheitsübersicht berücksichtigt.