Du weißt, was man über den ersten Eindruck sagt, oder? Da du keine zweite Chance bekommst, einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist es besser, wenn du es beim ersten Mal direkt richtig machst! Mit Kenjo kannst du deinen neuen Mitarbeitern das Gefühl geben, willkommen zu sein und geschätzt zu werden, und gleichzeitig alle wichtigen Rollen in den Onboarding-Prozess einbeziehen.

Wir haben für dich eine Checkliste vorbereitet, die dir helfen soll, deine neuen Mitarbeiter auf spektakuläre Weise einzuarbeiten!

INHALTSVERZEICHNIS

• Konfiguriere oder aktualisiere den Begrüßungsassistenten
• Erstelle das Profil des neuen Mitarbeiters
• Einen Onboarding-Buddy zuweisen
• Alle entsprechenden Dokumente hochladen
• Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien für den neuen Mitarbeiter
• Ein Einführungs-Meeting veranstalten
• Persönliche E-Mail in Arbeits-E-Mail ändern
• Neue Aufgaben für den Mitarbeiter hinzufügen
• Optional: 
  • Den neuen Mitarbeiter mit einem "Shoutout" vorstellen
  • Verfasse Beiträge für mehrere neue Mitarbeiter

Konfiguriere oder aktualisiere den Begrüßungsassistenten

Alle deine Mitarbeiter erhalten eine E-Mail und eine Unternehmensbeschreibung, wenn du sie zu Kenjo hinzufügst. Der Inhalt dieser E-Mail ist in deinem Begrüßungsassistenten enthalten. Dies ist die erste Mitteilung, die deine Mitarbeiter von der Plattform erhalten. Daher ist es äußerst wichtig, dass du den Inhalt kennst und ihn bei Bedarf aktualisierst. Gehe zu Einstellungen > Begrüßungsassistent und überprüfe oder aktualisiere die Einladungs-E-Mail, den Abschnitt Über das Unternehmen und die Ansprechpartner, die dein neuer Mitarbeiter kennen sollte.

Zugehöriger Artikel: Konfiguration Begrüßungsassistent

Erstelle das Profil des neuen Mitarbeiters

Nachdem du dich vergewissert hast, dass dein Willkommensassistent perfekt funktioniert, solltest du einen neuen Mitarbeiter in Kenjo anlegen. Vielleicht hast du zu diesem Zeitpunkt bereits mehrere Mitarbeiterprofile erstellt, aber falls du dein Wissen auffrischen möchtest, lies diesen Artikel über die Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils. 

Empfohlene Vorgehensweise:

Es wäre eine gute Idee, alle beteiligten Rollen zu benachrichtigen und ihnen Aufgaben zu senden, nachdem du das neue Mitarbeiterkonto erstellt hast. Du kannst dafür einen Workflow einrichten:

• E-Mail-Vorlage

Inhalt der E-Mail:

Hallo, 

Dein neues Konto {!userPersonal.displayName} wurde kürzlich erstellt. Das Anfangsdatum deiner Einstellung ist {!userWork.startDate}. Vergiss nicht, dich um alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding-Prozess zu kümmern! 

Beste Grüße,

Dein HR-Team

• Workflow-Konfiguration

• Workflow-Aktionen (E-Mail-Benachrichtigungen & Aufgaben)

• Andere Benachrichtigungen & Aufgaben

Einen Onboarding-Buddy zuweisen

Einige Unternehmen haben erkannt, wie wertvoll es ist, einen engagierten aktuellen Mitarbeiter in den Einarbeitungsprozess eines neuen Mitarbeiters einzubeziehen. Diese "Buddies" helfen dem neuen Mitarbeiter bei der Eingewöhnung und bieten ihm im Gegenzug einen organisatorischen Kontext, steigern die Produktivität und verbessern die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters. 

Empfohlene Vorgehensweise:

Um deinen derzeitigen Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er zum "Buddy" eines neuen Mitarbeiters ernannt wurde, kannst du einen automatischen Workflow erstellen. Folge diesen Schritten:

• Schritt 1: Benutzerdefinierte Mitarbeiterfelder erstellen
  • Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter-Felder > Geschäftlich (Hinweis: Denk daran, dass die Bereiche Persönlich und Geschäftlich für das gesamte Unternehmen öffentlich sind)
  • Klicke auf (+) BENUTZERDEFINANZIERTES FELD HINZUFÜGEN, und füge das Feld "Onboarding Buddy" hinzu

• Schritt 2: Erstelle einen Workflow, um den Onboarding Buddy zu informieren
  • E-Mail-Vorlage:

Betreff: Du wurdest als Onboarding Buddy von {!runningUser.userPersonal.displayName} zugewiesen

Inhalt:

Hallo,

Wir haben tolle Neuigkeiten! Du wurdest als Onboarding Buddy von {!userPersonal.firstName} eingesetzt! Aufgrund deiner hervorragenden Leistungen und deiner Zeit in unserem Unternehmen wissen wir, dass du unser neues Mitglied herzlich willkommen heißen wirst!

Beste Grüße,

Dein HR-Team

• Workflow-Konfiguration
  

• Workflow-Aktion

• Schritt 3: Dem neuen Mitarbeiter einen Buddy zuweisen
  • Rufe das Profil des neuen Mitarbeiters auf: Mitarbeiter > Mitarbeiterprofil > Persönlich
  • Schreibe in das Feld "Onboarding Buddy" die E-Mail des Onboarding Buddy
  • Füge in das Feld "E-Mail des neuen Mitarbeiters" die E-Mail des Buddy ein

Zugehörige Artikel:

• Hinzufügen von Mitarbeiterfeldern
• Erstellen von E-Mail-Vorlagen und Workflows
  

Alle entsprechenden Dokumente hochladen

Höchstwahrscheinlich gibt es Dokumente, die du deinen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchtest, wie z. B. Unternehmensrichtlinien oder das Kenjo-Mitarbeiterhandbuch. Vergiss daher nicht, alle entsprechenden Dokumente in das neue Profil deines Mitarbeiters hochzuladen.

• Gehe zu Smart Docs > Mitarbeiterdokumente
• Klicke auf das Profil des neuen Mitarbeiters
• Füge Dokumente hinzu, die für deine neuen Mitarbeiter sichtbar sein sollen

Empfohlene Vorgehensweise:

Hast du mehrere Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, oder stellst du jemanden aus dem Ausland ein? Das ist kein Problem. Du kannst den Vertrag und alle zugehörigen Dokumente mit einer digitalen Unterschrift an Ihre neuen Mitarbeiter senden. Unsere digitalen Signaturen sind mit allen relevanten GDPR-Richtlinien konform, so dass die Unterschrift als natürliche Unterschrift gilt. 

Zugehörige Artikel:

• Hinzufügen von Markierungen zu Dokumenten
• Erstellen von digitalen Signaturanfragen in Smart Docs

Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien für den neuen Mitarbeiter

After your new employee has activated their account, you can start taking the following steps. First of all, do not forget to assign all the time off policies that will correspond to this employee. Check the contract to remember the conditions you agree to and follow the next steps:

• Gehe zu Abwesenheit > Unternehmen und suche den neuen Mitarbeiter heraus
• Scrolle die Leiste zur rechten Seite und klicke auf die drei Punkte
• Weise die Abwesenheitsrichtlinien zu, indem du aus dem Menü wählst

Zughöriger Artikel:

• Zuordnung von Abwesenheiten

Ein Einführungs-Meeting veranstalten

Planung ist das A und O beim Onboarding. Sobald dein neuer Mitarbeiter sein Konto aktiviert hat, kannst du eine Einführungsveranstaltung planen, um alle wichtigen Richtlinien, Leitlinien und Dokumente zu überarbeiten.

• Gehe zu Home > Meetings > (+) NEUES MEETING
• Füge den Namen des Treffens hinzu (zum Beispiel: *Name des Mitarbeiters*, willkommen bei Kenjo!)
• Wähle die Abteilung des Mitarbeiters
• Wähle eine Vorlage für die Besprechung (Hinweis: Nachfolgend findest du, wie du eine Vorlage erstellst, die du wiederverwenden kannst)
• Lege ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn des Meetings fest (Hinweis: Dies sollte ein einmaliges Meeting sein)
• Füge deinen Mitarbeiter als Teilnehmer auf der rechten Seite des Bildschirms hinzu
• Füge der Besprechung neue Elemente hinzu, indem du auf (+) PUNKT HINZUFÜGEN klickst

Empfohlene Vorgehensweise:
Du kannst eine Vorlage für deine Begrüßungstreffen speichern, die du immer wieder verwenden kannst. Hier ist eine Idee für eine Vorlage, die du vielleicht für deine Treffen verwenden kannst! Klicke einfach auf die drei Punkte neben dem Namen des Treffens und klicke auf Als Vorlage speichern. Für die nächsten Besprechungen kannst du dann dieselbe Vorlage verwenden.

Inspirationspunkte für die Agenda:

• Onboarding Buddy
• Einleitung
• Onboarding Kalender
• Arbeitsplan
• Abwesenheitsrichtlinien
• Arbeitsplatzrichtlinien
• Hardware-Sicherheit
• Datenschutzrichtlinien

Zugehöriger Artikel:

• Einrichten von Meetings

Persönliche E-Mail in Arbeits-E-Mail ändern

Als du das Profil deines neuen Mitarbeiters erstellt und ihn zur Nutzung von Kenjo eingeladen hast, hast du dies wahrscheinlich mit der E-Mail-Adresse getan, mit der er sich auf die offene Stelle beworben hat oder mit der er mit dir kommuniziert hat. Falls alle deine Mitarbeiter eine Arbeits-E-Mail-Adresse haben, ist es wichtig, dass du die persönliche E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters durch seine Arbeits-E-Mail-Adresse ersetzt.

Hinweis: Wenn du die Arbeits-E-Mail änderst, muss sich der Benutzer mit der neuen Arbeits-E-Mail anmelden. Deshalb empfehlen wir, diesen Schritt einige Tage vor dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters durchzuführen.

• Gehe zu Mitarbeiter > Mitarbeiterprofil
• Klicke auf der rechten Seite des Bildschirms unter Aktionen auf E-MAIL-ADRESSE ÄNDERN
• Füge die neue Arbeits-E-Mail-Adresse hinzu
• Klicke auf SPEICHERN 

Neue Aufgaben für den Mitarbeiter hinzufügen

Es gibt einige Dinge, die dein Mitarbeiter als Teil seines Einführungsprozesses ausfüllen sollte. Dabei kann es sich um das Lesen der Reiserichtlinien handeln oder um etwas anderes, das mehr Spaß macht, wie das Ausfüllen der Profilbeschreibung. Erinnere sie an ihrem ersten Arbeitstag daran, indem du einen Workflow erstellst!

Empfohlene Vorgehensweise:

Erstelle einen Workflow, der am Tag des Dienstantritts des neuen Mitarbeiters ausgelöst wird und alle Aufgaben enthält, die er/sie zu erledigen hat.

• E-Mail-Vorlage 

Inhalt der E-Mail:

Hallo {!userPersonal.firstName},

wir freuen uns sehr, dich an Bord zu haben! In den nächsten Tagen wirst du eine Menge Informationen über deine Rolle, unser Unternehmen und unsere internen Prozesse erhalten. Aber keine Sorge, wir sind hier, um dir auf bestmögliche Weise zu helfen. Während du dich langsam an alles gewöhnst, gibt es einige Dinge, die du bereits vorbereiten kannst. Klicke hier, um einen Blick auf deine ersten Aufgaben zu werfen.

Beste Grüße,

Dein HR-Team

• Workflow-Konfiguration

• Workflow-Aktion (Aufgaben)

Optional: 

Den neuen Mitarbeiter mit einem "Shoutout" vorstellen

Einige unserer Kunden haben die Funktion "Loben" genutzt, um neue Mitarbeiter in das Unternehmen einzuführen. Ein Lob ist in der Regel dazu gedacht, herausragende Leistungen zu würdigen, aber wer sagt, dass der Beginn einer neuen Tätigkeit nicht herausragend ist? Gehe einfach zum Profil des neuen Mitarbeiters und klicke auf LOBEN. Stelle sicher, dass du dies tust, wenn dein neuer Mitarbeiter sein/ihr Profilbild bereits aktualisiert hat, damit jeder ihn/sie erkennen kann. Das Lob erscheint dann auf der Startseite für alle.

Verfasse Beiträge für mehrere neue Mitarbeiter

Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in dein Unternehmen eintreten, kannst du ein kleines Team mit der Bezeichnung "Neue Mitarbeiter" einrichten. Auf diese Weise kannst du alle Konfigurationen und Mitteilungen einfacher personalisieren und verwalten. So kannst du beispielsweise im Rahmen des Einführungsprozesses eine Ankündigung hinzufügen, die sich nur an diese Gruppe richtet. Folge den nächsten Schritten:

• Um ein neues Team zu erstellen, gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen > Teams und klicke auf das (+) Symbol
• Gehe dann zu den einzelnen Profilen der neuen Mitarbeiter und füge sie zu diesem neuen Team hinzu
• Erstelle schließlich eine neue Ankündigung, und anstatt sie für alle Mitarbeiter des Unternehmens zu veröffentlichen, personalisiere deine Ankündigung so, dass sie nur für diese Gruppe sichtbar ist. Du kannst hier alle Dokumente hinzufügen, die sie in ihrer ersten Woche lesen müssen.
• Hinweis: Achte darauf, dass du Zyklen festlegst, um die Mitglieder dieses Teams ständig zu aktualisieren.