In diesem Artikel findest du viele gängige Beispiele für Workflows und E-Mail-Templates für den Personal-Prozess.
Bitte nutzte auch den Artikel über das Erstellen von Workflows und E-Mail-Vorlagen, um zu lernen wie du sie aufsetzten kannst.


Hinweis: Für diese Beispiele werden wir die E-Mail-Vorlagen zuerst erstellen und anschließend die Workflows anlegen in mit denen die E-Mails versendet werden.


INHALTSVERZEICHNIS


Benachrichtigung vor einem anstehenden Geburtstag


E-Mail-Vorlage Übersicht


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag

Betreff: Am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburstag

Inhalt:



Hallo,

 

am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburtstag.

 

Bitte kümmere dich gemäß eurer teambezogenen Absprachen um die nächsten Schritte.

 

Beste Grüße

Dein HR Team


Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
  • Sprache: wähle die gewünschte Sprache
  • Objekt: Mitarbeiter
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.


Workflow Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Workflow Name:Erinnerung anstehender Geburstag
Objekt:Mitarbeiter
Auslöser:Benutzerdefinierter Auslöser: Nächster Geburtstag
Terminierung:5 Tage vor
Filter:Aktiv - ist gleich - Aktiv


Der Workflow wird wie folgt aussehen:


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionErinnerung bevorstehender Geburtstag
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageErinnerung an bevorstehenden Geburtstag
Absender E-Mail-Vorlagenoreply@kenjo.io
EmpfängerVorgesetzter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Erinnerung Upload der Krankmeldung bei Krankheit über 3 Tagen


E-Mail-Vorlage Übersicht


Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:

Name der Vorlage: Erinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen

Betreff: Erinnerung: Bitte lade dein ärztliches Attest in Kenjo hoch

Inhalt:

Hallo,

bitte lade für deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch dein ärztliches Attest hier in Kenjo hoch.

Solltest du das Attest bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

 

Wir wünschen dir Gute Besserung und freuen uns, wenn du bald wieder zurück bist!


Beste Grüße

Dein HR Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Abwesenheitsanfrage
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.


Workflow Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des Workflows:Erinnerung an Upload eines ärztlichen Attest bei Krankheit
Objekt:Abwesenheitsanfrage
Auslöser:Abwesenheitsanfrage erstellt
Terminierung:Unmittelbar nach
Filter:Abwesenheitsart - ist gleich - Krankheit
Arbeitszeiten/-stunden - ist größer oder gleich - 3


Der Workflow wird wie folgt aussehen:


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der Aktion Erinnerung an Upload ärztliches Attest an MA
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageErinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerMitarbeiter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Informationen im Mitarbeiterprofil werden geändert oder hinzugefügt


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Informationen im Mitarbeiterprofil wurden geändert

Betreff: Im Profil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert

Inhalt:

Hallo,

 

im Mitarbeiterprofil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert.


Beste Grüße

Dein HR Team




Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Mitarbeiter
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.


Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Workflow NameInformationen in Mitarbeiterprofil wurden geändert
ObjektMitarbeiter
AuslöserMitarbeiter aktualisiert
TerminierungUnmittelbar nach
FilterIBAN - wurde verändert


Himweis: Der Filter ist optional, wenn kein Filter gewählt wurde wirst du über jede Änderung benachrichtigt.


Der Workflow aus dem Beispiel benachrichtigt dich, wenn der IBAN-Code eines Mitarbeiter geändert wurde. Du kannst weitere Workflows nach diesem Beispiel erstellen und verschiedene Filter einstellen, um sicherzustellen, dass du immer dann benachrichtigt wirst, wenn wichtige Informationen in den Profilen der Mitarbeiter geändert werden. Du kannst auch die E-Mail-Vorlage bearbeiten, um genauer festzulegen, welche Informationen sich geändert haben.


Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionÄnderung der Informationen im Mitarbeiterprofil
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage Informationen im Mitarbeiterprofil wurden verändert
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerBestimmter Mitarbeiter - Max Mustermann (Vorschlag)


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.



Erinnerung an Verfall von Resturlaub aus dem Vorjahr


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung Resturlaubstage aus Vorjahr

Betreff: Resturlaubstage aus dem letzten Jahr verfallen zum 31.03.

Inhalt:

Liebe MitarbeiterInnen,

 

die übertragenden Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr verfallen zum 31.03. diesen Jahres.

 

Bitte prüft euer Urlaubsguthaben auf mögliche übertragende Tage und reicht diese bei Vorhandensein bis spätestens Ende diesen Monats ein.

 

Vielen Dank und

Beste Grüße



Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Wiederkehrender Workflow
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.





Workflow-Definition Übersicht


Hinweis: Weil der Verfall der Übertragstage jedes Jahr stattfindet ist dies ein wiederkehrender Workflows. Das ist der einzige Workflow bei dem wir Wiederkehrender Workflow aktivieren, jedes Jahr erhalten die Mitarbeiter so eine Erinnerung, über die Urlaubstage die sie noch nicht genutzt haben.


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsErinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
FrequenzJährlich
Beginnt anDatum wählen
EndetNie


Die Workflow wird wie folgt aussehen:


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionErinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageErinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerUnternehmen - dein Unternehmen


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:

Name der Vorlage: Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments

Betreff: Das Dokument {!name} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab

Inhalt:

Hallo,

 

das Dokument {!name} mit der Markierung {!tags} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab.

Bitte erstelle eine Aufgabe, falls eine Erneuerung des Dokumentes nötig ist.

 

Beste Grüße

 

Dein HR Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Dokument
  • Feld: Leer


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.



Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsBenachrichtigung über den Ablauf eines Dokuments
ObjektDokument
AuslöserDokument ist gültig bis
Terminierung14 Tage vor
Filter: keine


Der Workflow wird wie folgt aussehen:


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionBenachrichtigung Ablauf Gültigkeit eines Dokuments
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageAblauf der Gültigkeit eines Dokuments
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerBestimmter Mitarbeiter: Max Mustermann


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Aufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung


Hinweis: Die Markierung "Immatrikulationsbescheinigung" muss zuvor erstellt und genutzt worden sein



Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsAufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung
ObjektDokument
AuslöserDokument ist gültig bis
Terminierung14 Tage vor
FilterMarkierung - ist gleich - Immatrikulationsbescheinigung


Der Workflow wird wie folgt aussehen:


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionBitte neue Immatrikulationsbescheinigung hochladen
AktionstypAufgabe
ZuordnenMitarbeiter
Fällig nach14 Tagen


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Benachrichtigung über neue Aufgabe in Kenjo


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten

Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten

Inhalt:

Hallo,

 

es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für dich, die am {!dueDate} fällig ist.

Hier gelangst du direkt zu deinen persönlichen Aufgaben.

 

Beste Grüße

Dein HR Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Aufgabe
  • Feld: Leer


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.





Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsNeue Aufgabe in Kenjo
ObjektAufgabe
AuslöserAufgabe erstellt
TerminierungUnmittelbar nach
Filterkeine


Der Workflow wird wie folgt aussehen:




Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionNeue Aufgabe in Kenjo
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageNeue Aufgabe erhalten
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerMitarbeiter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:





Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.




Zweistufiges Genehmigungsverfahren


Wenn deine Mitarbeiter zwei Genehmigungen für einen Antrag auf Abwesenheit benötigen, kannst du einen Workflow aktivieren, der ausgelöst wird, wenn ein Antrag auf Abwesenheit aktualisiert wird. Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN

  • Lege den Namen "Zweistufige Genehmigung" fest
  • Wähle das Objekt "Abwesenheitsanfrage"
  • Als Auslöser wähle "Abwesenheitsanfrage aktualisiert"
  • Plane den Workflow für "unmittelbar nach"
  • Erstelle einen Filter "Status ist gleich InApproval"



Wenn du alle Daten eingegeben hast, klicke auf SPEICHERN UND WEITER.


Unter (+) AKTION HINZUFÜGEN kannst du entscheiden, ob du eine Benachrichtigung an den ausgewählten Mitarbeiter senden möchtest.  



Klicke abschließend auf FERTIGSTELLEN.