Create recurrent Workflows and Email templates

Geändert am Tue, 13 Sep 2022 um 05:03 PM

Mit Workflows kannst du Standardprozesse in deinem Unternehmen automatisieren, z. B. das Versenden von E-Mails, das Zuweisen von Aufgaben oder das Aktualisieren von Informationen. Mit unseren E-Mail-Vorlagen und Workflows kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Prozessen und die dazugehörigen Aufgaben und Benachrichtigungen definieren.


In diesem Artikel erfährst du, wie du einen wiederkehrenden Workflow erstellst. Wenn du an der Erstellung eines einmaligen Workflows interessiert bist, lies diesen Artikel. 


Um deine Workflows richtig einzurichten, musst du drei Schritte befolgen:



Schritt 1: E-Mail Vorlagen erstellen


Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen. Hier erstellst du die E-mails, die von den Workflows versendet werden, sobald sie ausgelöst werden.

  • Klicke (+) E-Mail-Vorlage erstellen
  • Wähle einen Namen für die Vorlage aus
  • Wähle einen Betreff für die Vorlage aus

Einstellungen:


Bevor du den Text der E-Mail-Vorlage schreiben kannst, wähle die Einstellung auf der rechten Seite aus:


  • Kategorie: Basierend auf deinem Workflow wähle HR, Recruiting oder Sonstige.
  • Unternehmen: Falls mehrere Unternehmen zu der Unternehmensgruppe gehören, wähle das Unternehmen aus, zu dem die E-Mail Vorlage gehört.
  • Sprache: Wähle die Sprache deiner E-Mail-Vorlage aus. Falls Felder genutzt werden, wird das System die Felder auch mit der hier gewählten Sprache füllen. 
  • Objekt: Für wiederkehrende Workflows ist es wichtig, das Objekt Wiederkehrender Workflow auszuwählen.
  • Feld: Du kannst verschiedene Platzhalter wählen, welche vom System autogefüllt werden, abhängig von dem Objekt. Kopiere sie und und setze sie in deinen Test ein. Sobald die E-Mail versendet wird, wird jedes Feld durch den Wert des Feldes ersetzt. Jedem Objekt stehen verschiedene Felder zur Verfügung.


Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, Wiederkehrender Workflow als Objekt auszuwählen. Daher werden wir dieses für dieses Beispiel auswählen.



Inhalt:


Nachdem du den Namen, den Betreff, sowie die Kategorie und die anderen Einstellungen gewählt hast, ist es an der Zeit den Inhalt der E-Mail zu gestalten. 



Sobald der Text unserer E-Mail fertig ist, klicken wir auf SPEICHERN und fahren mit dem nächsten Abschnitt fort.



Schritt 2: Erstelle den Workflow


Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) Workflow erstellen.

Fülle nun die folgenden Felder aus: 

  • Name des workflows
  • Wiederholung



Füge den Namen des Workflows hinzu, den du einrichten möchtest. Aktiviere dann den Schalter "Wiederkehrender Workflow". 


Als nächstes wählst du die Frequenz des Workflows aus. Du kannst entscheiden, wie oft dein Workflow wiederholt werden soll, ob jährlich, monatlich, täglich, wöchentlich oder einmalig. Dann kannst du das Startdatum auswählen. 


Entscheide außerdem, ob die Wiederholung deines Workflows enden soll. Du kannst Nie oder Am wählen. Wenn du "Am" wählst, kannst du das Datum wählen, an dem dein Workflow enden soll.



Wenn du fertig bist, klicke auf SPEICHERN UND WEITER



Schritt 3: Aktionen zum Workflow hinzufügen


Nachdem du den Workflow und den Inhalt der E-Mail Benachrichtigung vorbereitet hast, kannst du nun alles zusammenfügen, indem du Aktionen zu dem Workflow hinzufügst. In dem nächsten Menü, wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN.


  • Starte mit dem Namen der Aktion, in unserem Beispiel nennen wir die Aktion "E-Mail an Vorgesetzte".
  • Wähle aus, ob der Workflow eine E-Mail Benachrichtigung versenden, oder eine Aufgabe in Kenjo erstellen soll. Die meisten Workflows lösen eine E-Mail Benachrichtigung aus. Wenn du die Slack Integration nutzt, wirst du eine dritte Option sehen, Slack Post, diese Option erlaubt es dir, eine Nachricht in einem öffentlichen Slack Channel zu senden.
  • Wenn du die Aktion Aufgabe wählst, wird der Workflow eine Aufgabe in Kenjo erstellen und einem Mitarbeiter oder Mitarbeitern deiner Wahl zuweisen, sobald der Workflow ausgelöst wird. Im letzten Schritt musst du der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum geben.
  • Wenn du E-Mail-Benachrichtigung wählst, hast du die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage von den bestehenden Vorlagen auszuwählen. In unserem Bespiel wählen wir diese Aktion und die E-Mail-Vorlage, die wir im letzten Schritt erstellt haben, "Wiederkehrender Workflow".



  • In dem Feld Absender E-Mail-Adresse kannst du die versendende E-Mail-Adresse festlegen. Die standard Adressen sind "noreply@kenjo.io" und "notifications@kenjo.io", aber du kannst die Adresse auch individualisieren und auch deine Firmen-Domain wählen.
  • Unter Empfänger kannst du den Empfänger der Nachricht definieren, die von dem Workflow ausgelöst wird. Du kannst den Mitarbeiter wählen, der von dem Workflow betroffen ist, den Vorgesetzten des Mitarbeiters der von dem Workflow betroffen ist, einen bestimmten Mitarbeiter, eine Abteilung, ein Büro oder ein Unternehmen wählen.



Die Aktion ist fertig, also kannst du AKTION HINZUFÜGEN am unteren Ende des Menüs klicken. Du wirst weitergeleitet zu der "Workflow-Aktionen hinzufügen"-Seite, wo du die Chance hast mehr Aktionen hinzuzufügen oder FERTIGSTELLEN, wenn keine weiteren Aktionen mehr benötigt werden.


In diesem Beispiel wird nur eine Aktion benötigt also wähle FERTIGSTELLEN.

Nachdem der Workflow nun fertig ist, kannst du ihn aktivieren. Hierfür musst den den Aktiv-Schalter umlegen:



Hinweis: Nur aktive Workflows werden ausgelöst. Ein inaktiver Workflow wird keine Aktionen ausführen.



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