Planifica tus reuniones de check-in diaras, o de evaluación del desempeño laboral, o para las actualizaciones semanales de los jefes de equipo usando la funcionalidad  "Reuniones" en Kenjo. Ve a Configuración > Vista  general y activa Reuniones. Una vez activada, la encontrarás en Inicio > Reuniones. 






Crear reunión


Crea una nueva reunión con el botón [+] y completa los pasos del asistente:


1. Nombra la reunión y selecciona un departamento si es necesario.
2. Elige la plantilla correspondiente para la reunión:
  • Plantilla en blanco (utiliza esta opción para configurar tu propia plantilla, añadiendo los elementos de la agenda que desees). 
  • Daily standup (plantilla predefinida para una reunión diaria).
  • Weekly status update (plantilla predefinida para una reunión de actualización semanal del trabajo).
  • Team leader update (plantilla predefinida para una reunión de actualización del responsable del equipo).
3. Configura la fecha y la hora.



Programar reuniones periódicas


Al configurar la fecha y la hora de inicio de la reunión puedes activar la opción "Repetir la reunión" y luego seleccionar el día o los días de la semana en que se llevará a cabo.

Recordatorios


Si deseas enviar un recortario a los participantes, 10 minutos antes de que comience la reunión, puedes marcar la opción "Enviar recordatorio" en el segundo paso del asistente.

Si no has seleccionado esta opción, puedes utilizar la campana junto a la etiqueta "Participantes" para enviar un recordatorio inmediato a todos los participantes ( los participantes que no trabajen el día en que se celebre la reunión no recibirán el recordatorio).




Participantes


Cada reunión tiene un responsable, así como un número x de participantes. Añade más participantes utilizando el enlace correspondiente. Con el botón [...] podrás marcar a los empleados que están ausentes, o si deseas transferir la responsabilidad de la reunión, o para borrar participantes.



Orden del día


Agrega todos los puntos del orden del día que necesites. Tienes disponibles las siguientes opciones:

  • Texto: Para capturar todo tipo de pensamientos y notas. Estos pueden ser modificados por el responsable de la reunión o por cualquier participante.


  • Lista: Crea una lista de verificación para marcar lo que se ha realizado. De esta manera, podrá ver inmediatamente si aún quedan puntos por tratar. Aquí también puedes restringir o no el acceso.


  • Tarea: Para crear y asignar tareas directamente a todos los participantes. Estas tareas aparecerán también en la sección "Tareas" de Kenjo. Esto asegura que las tareas distribuidas estén siempre visibles durante la reunión.


  • Pregunta abierta: ¿Te gustaría documentar las opiniones de los participantes sobre un tema? Simplemente añade una pregunta y define la visibilidad de las respuestas y de los participantes. Aquí puedes determinar si las respuestas se almacenarán de forma anónima o no, o si todos los participantes tendrán acceso a las respuestas o sólo el propietario.



Opciones generales disponibles  a través del botón [...]:


  • Guardar como plantilla: Para las reuniones que son recurrentes y que siguen el mismo patrón, es una buena idea poder guardar dicha estructura, una vez que se ha configurado. La próxima vez, se puede subir directamente.
  • Subir una plantilla: Para cargar una plantilla existente, guardada de una reunión anterior.
  • Editar: Para cambiar el nombre, la fecha, o requieras hacer algún ajuste general de la reunión.
  • Borrar: Para borrar la reunión permanentemente.