La funcionalidad Nóminas te ayuda a preparar una nómina preliminar. Una vez preparados los archivos de tu nómina mensual, deberás proporcionarlos a tu gestoría para que sean procesados.


Para revisar y descargar tus nóminas del mes, ve a Empleados > Nóminas. Si tienes acceso a más de una empresa en tu cuenta Kenjo, utiliza el selector de Empresa dentro del cabecero de esta vista y elige la empresa deseada. El rango de fechas está determinado por la fecha de corte que seleccionaste en Ajustes > Nóminas.



Si todavía no has realizado los ajustes básicos para tu nómina, puedes hacerlo siguiendo los pasos descritos en el siguiente artículo: Preparación de tu nómina en Kenjo.


Vista de empleados fijos


Aquí podrás revisar la lista de salarios y remuneraciones variables para cada uno de tus empleados fijos. Puedes personalizar esta vista añadiendo más campos, como departamento, cuenta bancaria, o cualquiera que te resulte útil. Para ello, ve a Ajustes > Nóminas > Campos de empleado y añade tantos campos como desees. Haz clic en Guardar y los campos se añadirán a esta vista.


El sistema destacará con un fondo de color todos los campos de empleado que hayan sido recientemente actualizados:



La nómina mensual también incluirá detalles sobre la divisa usada, además del salario y los campos de remuneraciones variables que existan en vuestro sistema.


Vista de empleados por hora


Aquí podrás revisar la lista de salarios de los empleados remunerados por horas. Primeramente, recibirás una estimación del salario. Esta estimación está calculada teniendo en cuenta lo siguiente:

  • el salario por hora establecido en la pestaña Remuneración de cada empleado remunerado por horas
  • la cantidad de horas semanales establecidas en la pestaña Personal de cada empleado remunerado por horas
     

El valor resultante será multiplicado por la cantidad de horas registradas en la sección Registro de horas, generando finalmente el salario exacto correspondiente a todas las horas trabajadas registradas entre el cálculo de la nómina anterior y el día actual.


Al igual que con los empleados fijos, el sistema también destacará con un fondo de color los campos que hayan sido recientemente actualizados. La nómina mensual también incluirá detalles sobre la divisa usada, el salario y las remuneraciones variables que existan en vuestro sistema.


Calcular, exportar y confirmar tu nómina mensual


Para cerrar tu nómina mensual, es importante que sigas los siguientes pasos al detalle:


1. Actualizar: Actualiza los datos que se muestran en el sistema. Cualquier cambio reciente en los salarios, remuneración variable, ausencias, así como en los campos que hayas seleccionado se reflejarán en la nómina cuando hagas click en este botón.


Para incluir empleados inactivos en el cálculo de la nómina mensual selecciona la casilla Añadir empleado al próximo ciclo de nómina dentro del apartado Personal > Financiero del empleado inactivo.



Nota: Un empleado inactivo podrá ser incluido en el cálculo de la nómina mensual únicamente para el mes inmediatamente posterior a su desactivación. Por ejemplo, si un empleado es desactivado en enero podrá ser incluido únicamente para la nómina del mes de febrero, seleccionando la casilla mencionada previamente.



2. EXPORTAR: Usa este botón para guardar los datos correspondientes al rango de fechas mostrado en la parte superior. Hay 5 opciones para exportar los datos, dependiendo del formato y cantidad de datos deseados.


  • CSV: Guarda un archivo comprimido en formato .zip con 3 archivos CSV que contienen los cambios realizados en el período de tiempo seleccionado. Los archivos son los siguientes:
    • "Payroll changes.csv" — incluye los cambios en salarios
    • "Time off data.csv" — incluye las ausencias registradas
    • "Variable details.csv" — incluye los cambios en remuneraciones variables
    • además, se incluyen dos carpetas con los documentos de las Nóminas y las Ausencias


  • CSV (todos los datos): Guarda un archivo comprimido en formato .zip con 3 archivos CSV. La única diferencia con el archivo anterior está dentro del "Payroll changes.csv", porque esta opción incluirá todos los datos de la nómina de todos los empleados, no sólo los cambios realizados dentro del periodo seleccionado.
     
  • Excel: Mismo caso que el CSV, pero los archivos están en formato .xslx.

  • Excel (todos los datos): Mismo caso que el CSV (todos los datos), pero los archivos están en formato .xslx.

  • Informe mensual: Guarda un archivo de Excel con los sueldos y salarios variables añadidos en el mes actual y en el anterior. El centro de costes de cada empleado también es incluido en este informe.

    Nota:: al exportar los datos utilizando cualquiera de las 4 primeras opciones anteriores, nuestro sistema proporciona un archivo .zip adicional que contiene todos los cambios correspondientes a los salarios del mes anterior. Si no hubo cambios en el mes anterior, puedes simplemente ignorar ese documento.


3. CONFIRMAR: Utiliza esta opción para cerrar la nómina del mes actual.

Por favor, procede con precaución: usa esta opción solo una vez que hayas verificado que todos los datos exportados son correctos y estés listo para cerrar la nómina de este mes.


Después de confirmar, no podrás hacer más cambios en esta nómina. Cualquier cambio realizado en los datos de la nómina después de esta fecha se añadirá al archivo de exportación del mes siguiente.


Una vez el mes esté cerrado, en lugar de la lista de empleados, observará una vista general del mes. Esta vista general incluye los archivos de la nómina generados para ese mes, así como cualquier dato de Ausencias y cualquier Documento que añadiste a tu nómina. Puedes averiguar cómo personalizar esto en la última sección de este artículo: Archivos adjuntos.



Archivos adjuntos


Puedes añadir a tu cálculo de nómina mensual todos los documentos importantes del mes actual, así como los datos de ausencias del mismo período de tiempo. Puedes personalizar qué documentos y qué tipos de ausencia se incluyen en tus Nóminas yendo a Ajustes > Nóminas > Tipo de documento o en Ajustes > Nóminas > Tipo de ausencia y seleccionando la información que quieras incluir en cada exportación de Nóminas:


Tipo de ausencia: Si seleccionas uno o más tipos de Ausencia en esta lista, tu exportación de Nómina contendrá una tabla con esta selección. La tabla contiene las ausencias desde el primer día del ciclo de nómina hasta el día de cierre. Por ejemplo, desde el 01/08 al 23/08 si tu período de nómina es 01/08 a 31/08. 


Si se registra alguna ausencia después de cerrar la nómina del mes, obtendrás estas ausencias dentro del archivo por exportar del mes siguiente.


Tipo de documento: Si seleccionas uno o más Tipos de documento en esta lista, tu exportación de Nómina incluirá una carpeta con los documentos relevantes desde el primer día del ciclo de nómina hasta el día de cierre. Por ejemplo, desde el 01/08 al 23/08 si tu período de nómina es 01/08 a 31/08. 


Si se crea algún documento de este tipo después de cerrar la nómina del mes, obtendrás estas ausencias dentro del archivo por exportar del mes siguiente.