Tu hoja de ruta para un cierre de año sin problemas

¡El fin de año se acerca! Es un momento valioso para hacer una pausa, reflexionar sobre las experiencias y establecer nuevas metas. Pero antes de que puedas concentrarte en lo que realmente importa, necesitas poner en forma tus procesos empresariales. Queremos asegurarnos de que estés completamente preparado: aquí encontrarás nuestra lista de métodos probados y buenas prácticas. Actúa ahora y sigue nuestras recomendaciones hasta el final del ciclo.

INDICE

• ✅ Todos los empleados deben solicitar sus próximas vacaciones
• ✅ Añade festivos personalizados en los calendarios para el próximo año
• ✅ Asignar políticas de ausencias para el próximo año
• ✅ Crear periodos con restricciones de ausencias
• ✅ Revisa la configuración actual de tus políticas
  • Asignacíon extra
  • Prorrateo
  • Deducción
    
• ✅ Verificar los workflows recurrentes

✅ Todos los empleados deben solicitar sus próximas vacaciones

Antes de que termine el ciclo, todos tus empleados deben solicitar los días de vacaciones que desean tomar en el ciclo actual, para evitar tener que hacer cambios retroactivos. Y ya que hablamos de solicitudes, también es un buen momento para recordarles a tus empleados las políticas de ausencias y el traspaso de días no utilizados.

Sigue estos pasos para compartir correctamente la información sobre la configuración de traspaso que hayas definido para este ciclo:

• Ve a Ausencias > Configuración y haz clic en uno de tus tipos de ausencia para comprobar si incluyen traspaso.
• Haz clic en los tres puntos junto a los tipos de ausencia con traspaso de días para revisar los detalles.
• En Configuración de la política > Balance, revisa hasta qué fecha se pueden usar los días traspasados y cuántos días puede utilizar cada empleado.

Nota: Si deseas cambiar esta configuración antes de que termine el año, recuerda que los cambios en las políticas pueden afectar a los empleados activos en este ciclo.

Buenas prácticas:

Usa la función de anuncios de Kenjo para informar y recordar a los empleados sobre tus políticas de gestión de ausencias.

• Ve a Inicio > Anuncio (Feed de noticias)
• Añade rápidamente una descripción y una fecha a partir de la cual el anuncio será visible, y todos los empleados recibirán la información

Aquí tienes un pequeño ejemplo:

Ejemplo de anuncio:

Hola,

Estamos en la recta final del año. ¿Tienes días de vacaciones pendientes que te gustaría usar este año? Por favor, intenta usarlos ANTES del *FECHA DE FIN DE CICLO*.

También queremos recordarte que puedes acumular un máximo de XXX días al año, y solo puedes usarlos hasta *FECHA* del año siguiente.

Así que si aún no lo has hecho, ¡es hora de planear tus vacaciones! Solicítalas en Kenjo yendo a Ausencias > Personal y haz tu SOLICITUD.

Un saludo,
Tu equipo de RR. HH.

✅ Añade festivos personalizados en los calendarios para el próximo año

• Ve a Configuración > Calendarios
• Revisa los calendarios y añade los nuevos festivos personalizados para el próximo año
• Recuerda que los festivos personalizados no se renuevan automáticamente, así que asegúrate de repetir este proceso para todos los calendarios

Buena práctica:

Puedes crear un flujo de trabajo que te recuerde este proceso:

• Plantilla de correo:

Configuración del Worfklow:

Configuración del acción:

Artículos relacionados:

• Configurar tus calendarios
• Configurar workflows y plantillas de email

 ✅ Asignar políticas de ausencias para el próximo año

¿Has creado nuevas políticas para el próximo año? Entonces recuerda que aún necesitas asignarlas a los empleados correspondientes.

• Ve a Ausencias y selecciona cualquier política para asignarla en bloque usando la acción Asignar empleados

Para más detalles, también consulta nuestros artículos Asignación de políticas de ausencias a empleados y Creación de tipos de ausencias.

✅ Crear periodos con restricciones de ausencias

Con la función de restricciones de ausencias en los ajustes de “Ausencias”, puedes definir de forma automática y transparente periodos durante los cuales algunos o todos tus empleados no podrán solicitar vacaciones. Configúralos ahora para el próximo año. Puedes elegir a qué políticas de asistencia debe aplicarse la restricción.

• Dirígete a Ausencias > Ajustes
• En el menú vertical, selecciona RESTRICCIONES y haz clic en Ajustes
• Haz clic en AÑADIR RESTRICCIÓN

Para más detalles, lee este artículo.

✅ Revisa la configuración actual de tus políticas

Recuerda que hemos añadido muchas opciones nuevas a las políticas, y muchas de ellas afectan la transición a un nuevo ciclo. Revisa tus políticas de ausencias predeterminadas, especialmente en lo que respecta a los derechos adicionales, ajustes (prorrateo) y deducción. Para más detalles sobre la configuración de políticas, consulta primero este artículo.

Asignacíon extra

En este paso, puedes configurar las reglas de días extra. Puedes añadir reglas para aumentar automáticamente el tiempo asignado adicional a la asignación inicial de la política en función del tiempo que un empleado lleve en la empresa. Si no desea crear ninguna regla de días extra, puedes omitir este paso. 

Puedes añadir una regla de indemnización extra haciendo clic en (+) AÑADIR REGLA DE ASIGNACIÓN EXTRA.

Tiempo trabajado (años): Agrega aquí el tiempo requerido para trabajar antes de recibir la asignación adicional. Por ejemplo, si eliges agregar 1 año, tu empleado recibirá la asignación adicional que haya elegido con cada año que haya trabajado para su empresa.

Asignación de días adicionales: aquí puedes elegir cuántos días de asignación se agregarán a la asignación inicial existente de su empleado. Si elige un día adicional de asignación aquí, su empleado recibirá un día libre adicional cada año que esté empleado en la empresa.

Cuando hayas terminado, haz clic en AÑADIR. Puedes agregar tantas reglas de asignación adicionales como desees. Por último, haga clic en SIGUIENTE.

Prorrateo

A continuación puedes decidir si el permiso base de una política debe ajustarse (prorratearse) para ciertos tipos de empleados, como nuevos ingresos, empleados a tiempo parcial o aquellos con una fecha de finalización de contrato.

Para que sea más fácil de entender, veamos tres ejemplos que utilizan distintos tipos de ajustes:

• Inicio del ciclo anual: 1 de enero

• Método de asignación: De una sola vez, al comienzo del ciclo

• Permiso base: 24 días

Opción 1: Basada en la fecha de incorporación del empleado

Fecha de incorporación: 15 de marzo de 2024
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Opción 2: Basada en la fecha de finalización del contrato

Fecha de finalización del contrato: 22 de agosto de 2024
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Opción 3: Basada en la jornada laboral

Referencia para jornada completa: 5 días/semana o 40 horas/semana
Ausencias base (jornada completa): 24 días

Cuando hayas finalizado de configurar todas las opciones de este paso, haz clic en SIGUIENTE.

Deducción

Para definir esta política de ausencia de la forma más personalizada posible, puedes especificar los días en los que los empleados cubiertos por la política están ausentes y no trabajan. Un caso típico sería si algunos empleados tienen una semana laboral de 4 días y, por ejemplo, no trabajan los viernes. 

• Selecciona en el menú desplegable si las reglas de deducción se basan en el horario de trabajodel empleado, en los días de calendario, o en una semana laboral personalizada que definas aquí.

Para una semana laboral personalizada: 

• Define los días laborables haciendo clic en los días de la semana en los que el empleado trabaja.
• Define las horas de trabajo indicando, para cada día laborable, el número de horas que el empleado trabaja ese día.
• Haz clic en GUARDAR

Cuando un empleado asignado a esta política solicite ausencias en el futuro, los días que no son laborables aparecerán como no disponibles. En nuestro ejemplo, lunes y viernes se muestran como días no laborables y, por lo tanto, no pueden seleccionarse al enviar una solicitud de ausencia. 

✅ Verificar los workflows recurrentes

Es posible que hayas establecido workflows recurrentes que se repitan anualmente. Recuerda que un "workflow recurrente" se repite periódicamente automáticamente. Por lo tanto, es una buena idea verificar si deseas que estos workflows también se activen el próximo año. Ve a Ajustes > Workflows y verifica la lista de workflows. Aquellos con el objeto "Workflows recurrentes" son a los que debes prestar especial atención: