¡Se acerca el fin de año! Es un momento para cosas importantes como compartir con la familia, descansar o reflexionar sobre experiencias pasadas y nuevas metas. Sin embargo, para abrir espacio a lo que verdaderamente importa, hay algunos detalles relacionados con los procesos en tu empresa que debes tomar en cuenta.
Hemos preparado una lista de todos los temas importantes y las mejores prácticas, para que nada se te escape. Asegúrate de seguir estos consejos antes del último día del ciclo:
- ✅ Todos los empleados deben solicitar las vacaciones que desean tomar
- ✅ Agregar festivos personalizados en los calendarios de trabajo para el próximo año
- ✅ Asignar políticas de ausencia para el próximo año
- ✅ Verificar los ajustes de las políticas actuales
- ✅ Verificar las configuraciones de los workflows recurrentes
✅ Todos los empleados deben solicitar las vacaciones que desean tomar
Antes de que finalice el ciclo, todos sus empleados deben solicitar las vacaciones que desean tomar en el ciclo actual, para evitar que deban realizarse cambios en el pasado. Sugerimos que esta también sea una buena oportunidad para recordar a tus empleados sobre su política de vacaciones y días de acarreo.
Para asegurarte de compartir la información correcta, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Ajustes > Ausencia > Ajustes y haz clic en cualquiera de los tipos de ausencia para verificar si incluyen días de acarreo.
- En aquellas políticas de ausencia que tienen días de acarreo, haz clic en los tres puntos para revisar los detalles.
- En Opciones avanzadas > Balance, comprueba la fecha hasta la que está permitido tomar días de acarreo y la cantidad máxima de días posibles, Precisamente por la naturaleza de los días de acarreo, estos solo se podrán pedir una vez haya finalizado el año en curso.
Nota: Si deseas modificar esta configuración antes de que finalice el año, recuerda que los cambios en las políticas podrán impactar a los empleados activos del ciclo en curso.
Mejores prácticas:
Puedes utilizar la función de Tablón de anuncios para recordarles a tus empleados sobre las solicitudes y políticas de ausencia.
- Tablón de anuncios
Ve a Inicio > Tablón de anuncios. Agrega una descripción como la siguiente y establece una fecha en la que deseas que la publicación sea visible. Aquí hay un ejemplo:
Texto de ejemplo:
Hola,
Estamos en la recta final de este año. ¿Te queda algún tiempo libre de vacaciones que quieras usar? Recuerda solicitar todas las ausencias para este año ANTES del *FECHA EN QUE FINALIZA EL CICLO*. Después de esta fecha, ya no será posible solicitar ausencias para el año actual y dejarlas registradas en el sistema.
También nos gustaría recordarte que tienes un máximo de X días de acarreo por año y únicamente puedes usarlos hasta el X del año consecutivo.
Entonces, si aún no lo ha hecho, ¡es hora de planificar algunas vacaciones! Solicítalas en Kenjo yendo a Ausencias > Vacaciones > ENVIAR.
Saludos,
Tu equipo de recursos humanos
✅ Agregar festivos personalizados en los calendarios de trabajo para el próximo año
Ve a Ajustes > Calendarios. Verifica los calendarios nuevamente y agrega los días festivos personalizados para el próximo año. Recuerda que tus festivos personalizados no se renuevan automáticamente en el año consecutivo, así que asegúrate de repetir este proceso para todos los calendarios que tengas.
Mejores prácticas:
Puedes crear un workflow que te recordará realizar este proceso al finalizar el año:
- Plantilla de email:
- Ejemplo de texto:
Hola,
Se acerca el fin de año. ¡Recuerda actualizar los festivos personalizados antes de que finalice el año! Haz clic aquí para agregar los días festivos personalizados.
Saludos,
Tu equipo de recursos humanos
- Configuración del workflow:
- Acción para el workflow:
Artículos relacionados:
✅ Asignar políticas de ausencia para el próximo año
¿Tienes nuevas políticas de ausencia para el próximo año? Recuerda que debes asignarlas a tus empleados. Ve a Ajustes > Ausencia > selecciona la política que quieras asignar masivamente haciendo clic en los 3 puntos y Administrar empleados
Artículos relacionados:
✅ Verificar los ajustes de las políticas actuales
Recuerda que durante el 2023 hemos introducido muchas novedades en las opciones de las políticas, y que muchas de ellas afectan a la transición a un nuevo ciclo. Le recomendamos encarecidamente que revise la configuración de sus principales políticas de tiempo libre, especialmente en lo que respecta a las Reglas de Prorrateo.
Por favor, revisa que estos ajustes son correctos, en particular en lo que se refiere al Prorrateo basado en el horario de trabajo del empleado.
✅ Verificar los workflows recurrentes
Es posible que hayas establecido workflows recurrentes que se repitan anualmente. Recuerda que un "workflow recurrente" se repite periódicamente automáticamente. Por lo tanto, es una buena idea verificar si deseas que estos workflows también se activen el próximo año. Ve a Ajustes > Workflows y verifica la lista de workflows. Aquellos con el objeto "Workflows recurrentes" son a los que debes prestar especial atención:
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