Con las plantillas de turnos puedes hacer que tu proceso de planificación de turnos sea mucho más eficiente. Guarda fácilmente tu configuración recurrente de turnos, como funciones, ubicaciones u horarios, entre otros, y recrea fácilmente un horario para varios empleados en tan solo pocos clics.

¿Qué son las plantillas de turnos?

Imagina que tienes un equipo de 5 personas que trabajan en turno de mañana todas las semanas en la misma ubicación haciendo el mismo trabajo. Para planificar los turnos de estas 5 personas puedes copiar y pegar un horario de una semana anterior o bien, crear una plantilla de turno de mañana y utilizarla fácilmente para tu planificación. Con las plantillas de turnos ahorras tiempo y haces que la planificación de turnos sea cada vez más rápida.  

Las plantillas de turnos son muy fáciles de configurar porque tienen la funcionalidad de arrastrar y soltar (drag & drop, en inglés). Se pueden utilizar para planificar en bloque a la vez para varios empleados. Un Planificador de Turnos puede reutilizar las plantillas creadas por cualquier persona del equipo.

¿Cómo se utilizan las plantillas de Turnos? 

El módulo de plantillas de turnos se puede utilizar para: 

• Crear y guardar una nueva plantilla
• Acceder y reutilizar plantillas creadas por otros administradores 
• Añadir una plantilla para planificar turnos mediante arrastrar y soltar
• Añadir una plantilla para planificar de forma masiva 
• Editar y eliminar una plantilla que hayas creado

TABLA DE CONTENIDOS

• Crear y guardar una plantilla nueva
  • En la vista de empleados
  • En la vista de roles
• Planificar turnos en bloque utilizando plantillas
• Editar y eliminar plantillas

Crear y guardar una plantilla nueva

Crear plantillas es un proceso sencillo de 3 pasos. 

• Haz clic en el Menú superior > Plantillas y aparecerá el módulo de plantillas
• Haz clic en el botón (+) del módulo de plantillas para abrir el cuadro de diálogo 'Añadir nueva plantilla'
• Rellena los datos y haz clic en GUARDAR
  • Nombre de la plantilla: datos obligatorios
  • Hora de inicio y fin del turno: datos obligatorios
  • Ubicación: datos obligatorios
  • Rol: datos obligatorios
  • Tiempo de descanso, Área de trabajo, etiquetas y notas: datos opcionales

Una vez guardada la plantilla, se añade al principio de la lista de plantillas. La plantilla también obtiene un color de resaltado del rol que se utiliza para facilitar su reconocimiento.

Nota: La lista de plantillas también contiene todas las demás plantillas creadas por otros gestores y administradores. ¡Siempre puedes reutilizar estas plantillas para planificar tus propios turnos!

 Planificar turnos con plantillas

Para planificar turnos puedes reutilizar las plantillas creadas por otros gestores/administradores/administradores de RRHH O puedes utilizar las plantillas que tú has creado. Utilizar plantillas para planificar turnos es muy sencillo. 

En la vista de empleados:

• Pasa el ratón por encima de una plantilla en el área de los 6 puntos, y verás que el puntero del ratón cambia a un icono de una mano. Verás la vista previa de los detalles del turno y podrás confirmar si esta es la plantilla que quieres utilizar.
• Cuando estés preparado, puedes hacer clic en los 6 puntos y la plantilla se recogerá para arrastrarla y soltarla.
• Mantén el ratón pulsado y arrastra esa plantilla a cualquier empleado en cualquier fecha.
• Cuando estés seguro de la ubicación, suelta el clic del ratón y la plantilla se soltará.
• Se creará entonces un nuevo horario no publicado.

ℹ️ Nota: Puedes utilizar plantillas para crear tanto turnos abiertos como programados. Puedes arrastrar la plantilla a la parte inferior de la pantalla y, si tienes una lista larga de empleados, la pantalla comenzará a desplazarse automáticamente.

En la vista de roles: 

También puedes planificar turnos en la vista de roles utilizando las plantillas. Todos los pasos anteriores siguen siendo los mismos. 

ℹ️ Nota: Si intentas planificar un turno con un rol que no está guardado en el perfil del empleado O, en otras palabras, si los datos del rol en la plantilla no coinciden con el rol o la ubicación donde estás soltando la plantilla, se seguirá añadiendo un turno, pero se colocará en el rol que coincida con el rol de la plantilla.

Planificar turnos en bloque utilizando plantillas

Puedes utilizar las plantillas no solo planificar turnos individualmente, sino que también puedes utilizar los datos de la plantilla para planificar turnos en bloque para muchos empleados en una sola acción. 

• Haz clic en el menú de plantillas para abrir el módulo de plantillas
• Pasa el ratón por encima de las plantillas disponibles y haz clic en el icono (+) que dice "Agregar desde una plantilla" 
• Se abrirá el cuadro de diálogo de añadir nuevos turnos y se rellenarán previamente todos los datos guardados en la plantilla
• A continuación, puedes añadir tantos empleados como quieras y hacer clic en GUARDAR para añadir muchos turnos de una sola vez para muchos empleados

Editar y eliminar plantillas

Siempre puedes editar o borrar las plantillas que hayas creado en el Cuadrante de turnos para tu uso.

• Para editar una plantilla, pasa el ratón por encima de una plantilla y haz clic en el icono del lápiz
• Aparecerá el cuadro de diálogo editar plantilla donde verás todos los detalles de la plantilla disponibles para editar
• Realiza los cambios y ya puedes GUARDAR. 
• Para eliminar una plantilla, puedes volver a hacer clic en el icono del lápiz y pulsar el botón rojo de la papelera de reciclaje 
• Haz clic en SÍ, ELIMINAR y la plantilla se eliminará de tu lista de plantillas

El objetivo principal del Cuadrante de turnos es hacer que tu proceso de planificación de turnos sea más rápido, fluido y eficiente. ¡Esperamos que disfrutes utilizando plantillas para planificar turnos recurrentes!