Erstelle einen Arbeitsplan und weise Mitarbeiter zu

Geändert am Fr, 31 Jan um 3:14 NACHMITTAGS

Kenjo bietet Dir die Flexibilität mehrere Arbeitspläne für dein Unternehmen zu erstellen. Du kannst Arbeitspläne erstellen, die den Arbeitsrhythmus einzelner Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern entsprechen.

INHALTSVERZEICHNIS

Erstelle einen Arbeitsplan
Saisonale oder rotierende Arbeitspläne

Das ist Liza, sie arbeitet in deinem Unternehmen. Ihre vertraglich festgelegten Arbeitsstunden und Arbeitstage  sind in ihrem Mitarbeiterprofil mit 22 Stunden von Freitag bis Samstag festgelegt. Momentan arbeitet sie ohne Arbeitsplan. Gemeinsam gehen wir durch zwei Szenarien. 

Wir werden: 1) einen Arbeitsplan erstellen, zu dem wir Liza zuweisen.   2) weisen Liza zu einem bestehenden Arbeitsplan zu. 
Lass uns anfangen!

Erstelle einen Arbeitsplan

Folge diesen Schritten, um einen Arbeitsplan zu erstellen:

Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen
Klicke auf NEUER ARBEITSPLAN

Schritt 1: Füge neuen Arbeitsplan hinzu

Gib die folgenden Details an:

1. Name des Arbeitsplans: Lege einen Namen fest.

2. Erwartete Zeit berechnet ab: Momentan ist das die einzige Quelle aus der wir die erwartete Arbeitsstunden berechnen. Bald werden wr auch die Berechnung aus dem Schichtplan des Mitarbeiters anbieten.

3. Arbeitsplan Art:

Flexibel: Definiere die Summe der Arbeitsstunden pro Arbeitstag. Die tatsächliche Arbeitszeit wird aus den Zeiteinträgen der Mitarbeiter entnommen.
Fest: Definiere eine genaue Arbeitszeit für jeden ausgewählten Arbeitstag.

Beispiel flexibler Arbeitsplan	Beispiel fester Arbeitsplan

Hinweis: Füge die erwarteten Arbeitsstunden für die Arbeitstage im Format HH:MM ein.	Hinweis: Füge die Start- und Endzeit im 24-Stunden-Format ein Du kannst mehrere Schichten pro Arbeitstag angeben indem du auf das blaue (+) an dem entsprechenden Tag klickst. Lösche eine Schicht, indem du auf das rote Mülleimer-Symbol klickst.

Liza unsere Beispiel-Mitarbeiterin soll zum Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende zugewiesen werden, das ist ein fester Arbeitsplan, für Freitags und Samstags von 11:00 - 22:00 Uhr,  ihre Gesamt-Wochenarbeitszeit beträgt also 22h.

Klicke auf SPEICHERN.

Step 2: Weise Mitarbeitern einen Arbeitsplan zu

Du hast zwei Optionen:

Option 1: Weise Mitarbeiter sofort zu, nachdem der Arbeitsplan erstellt wurde.
Option 2.1: Weise sie später anhand derselben Schritte zu.

ODER

Option 2.2.: Weise sie über ihr Mitarbeiterprofil zu.

Für Option 1: Weise Mitarbeiter jetzt zu

Klicke Ja, Mitarbeiter zuweisen

Auf der folgenden Seite kannst du Mitarbeiter einen Arbeitsplan zuweisen. Du findest die Mitarbeiter, indem du im Suchfeld ihren Namen eingibst oder die Filter verwendest.

Klicke das blaue (+), um Mitarbeiter hinzuzufügen.
Klicke das rote Mülleimer-Symbol, um Mitarbeiter wieder zu entfernen.

Klicke auf WEITER, wenn du alle gewünschten Mitarbeiter hinzugefügt hast.

In unserem Beispiel weisen wir nur Liza zu, die noch keinen Arbeitsplan hat. Bitte sei vorsichtig wenn Mitarbeiter einen bisherigen Arbeitsplan haben. Der neue Arbeitsplan wird den alten überschreiben.

Für Option 2.1: Weise Mitarbeiter später zu

Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Arbeitspläne
Finde den entsprechenden Arbeitsplan, zu dem du Mitarbeiter zuweisen möchtest.
Klicke auf Mitarbeiter zuweisen.
Jetzt klicke auf Mitarbeiter zuweisen.
Mache mit Schritt 2 und Schritt 3 weiter.

Fürr Option 2.2: Weise Mitarbeiter anhand ihres Mitarbeiterprofils zu

Gehe zu Mitarbeiter und klicke auf den Namen eines Mitarbeiters, um sein Profil zu öffnen.
Scrolle bis zu Arbeitsplänen herunter.

Klicke ARBEITSPLAN ZUWEISEN.
Setze das Häkchen in dem Kästchen
Wähle entweder den voreingestellten Arbeitsplan aus oder öffne das Dropdown-Menü um einen anderen auszuwählen

Schritt 3: Bestimme das benutzerdefinierte Datum

Auf der sich jetzt öffnenden Seite, wähle das Datum der Zuweisung aus.

1. Das Startdatum des Mitarbeiters ist das Datum an dem er begonnen hat in deinem Unternehmen zu arbeiten, so wie es im Mitarbeiterprofil hinterlegt ist.

Lizas erster Arbeitstag laut Arbeitsvertrag war der 01.01.2023. Pass auf, wenn das Startdatum in der Vergangenheit liegt wird die gesamte Anwesenheit anhand des zugeordneten Arbeitsplans und der darin hinterlegten Arbeitsstunden und Arbeitstage neu berechnet.  So werden alle bisher gesammelten Daten wie Zeiteinträge und Überstunden überschrieben.

2. Mit dem benutzerdefinierten Startdatum kannst du jedes beliebige Datum pro Mitarbeiter auswählen. Du kannst:

ein benutzerdefiniertes Startdatum für alle Zugewiesenen bestimmen, indem du im Feld Massen-benutzerdefiniertes Startdatum ein Datum eingibst.

ODER

jedem Mitarbeiter ein anderes Startdatum zuweisen.

Szenario 1: Benutzerdefiniertes Startdatum in der Gegenwart

In unserem Beispiel weisen wir nur Liza mit dem benutzerdefinierten Startdatum 17. Dezember 2024 zum Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende zu. Da dieses Datum in der Gegenwart liegt, hat es keine Auswirkungen auf ihre bisherigen Zeiteinträge.

Szenario 2: Benutzerdefiniertes Startdatum in der Zukunft

In diesem Szenario weisen wir Liza den Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende Abend zu. Da Liza einen bestehenden Arbeitsplan hat und wir diesen und ihre Zeiteinträge und Überstunden nicht beeinflussen wollen, stellen wir sicher, dass das benutzerdefinierte Datum des neuen Arbeitsplans in der Gegenwart oder Zukunft liegt. In diesem Fall startet Lizas neuer Arbeitsplan am 31. Januar 2025 (in der Zukunft).

Klicke auf SPEICHERN.

Saisonale oder rotierende Arbeitspläne

Wenn du Mitarbeiter hast die unterschiedliche Anzahl an Stunden zu verschiedenen Zeiten im Jahr arbeiten, kannst du ihnen mehrere Arbeitspläne für jeweils einen bestimmten Zeitraum zuweisen. Um das zu tun, folge diesen Schritten:

Folge den Schritten von 2) Mitarbeiter einem bestehenden Arbeitsplan zuweisen
Setze das Startdatum auf benutzerdefiniertes Startdatum
Lege ein Datum nach deinen Wünschen fest

Nun machst Du das Gleiche für einen weiteren Arbeitsplan, den die Mitarbeitenden verwenden sollen, z. B. weniger Stunden im Sommer oder mehr Stunden in der Weihnachtszeit.

Folge die Schritten von 2) Mitarbeiter einem bestehenden Arbeitsplan zuweisen
Setze das Startdatum auf benutzerdefiniertes Startdatum
Lege ein Datum für diesen weiteren Arbeitsplan nach deinen Wünschen fest

Liza z.B. wechselt zwischen dem Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende Abend und Hotel Restaurant Wochenende ungefähr alle 3 Monate hin und her. Den ersten Teil arbeitet sie von Januar 2025 an und startet mit dem anderen Arbeitsplan von April 2025 an usw.

Hier findest du heraus, wie du Arbeitspläne verwaltest und hier lernst du alles über benutzerdefinierte Arbeitspläne.