Kenjo bietet die Flexibilität, mehrere Arbeitspläne für dein Unternehmen zu erstellen. Du kannst flexible, feste und unregelmäßige Arbeitspläne erstellen und deinen Mitarbeitern zuweisen. Du kannst Mitarbeiter auch ganz einfach zwischen den verschiedenen Planarten verschieben.
INHALTSVERZEICHNIS
- Arbeitsplan erstellen
- Saisonale oder rotierende Arbeitspläne
 | Lerne Liza kennen: Sie ist eine Mitarbeiterin in unserem Unternehmen. Sie wird nach einem unregelmäßigen Arbeitsplan arbeiten und recht regelmäßig zwischen Arbeitsplänen wechseln. Aktuell arbeitet sie noch nach keinem Arbeitsplan. Gemeinsam gehen wir zwei Szenarien durch. |
Erstelle einen Arbeitsplan
Folge den nächsten Schritten, um einen Arbeitsplan zu erstellen:
- Gehe zum Reiter Zeiterfassung und klicke auf Einstellungen
- Klicke auf ARBEITSPLAN HINZUFÜGEN
Schritt 1: Neuen Arbeitsplan hinzufügen
- Gib die folgenden Details ein:
Grundinformationen:
1. Name des Arbeitsplans: Lege einen Namen für diesen Arbeitsplan fest.
2. Minimale Wochenstunden: Gib die minimalen Wochenstunden für einen Mitarbeitenden an. Das ist die garantierte wöchentliche Arbeitszeit gemäß Vertrag. Sie kann zwischen 0 und 40 Stunden pro Woche liegen.
3. Maximale Wochenstunden: Gib die maximalen Stunden an, die als reguläre Arbeitszeit gearbeitet werden können. Alles darüber wird als Überstunden gezählt, sofern Überstunden aktiviert sind. Das kann zwischen 0 und 48 Stunden pro Woche liegen.
Konfiguration: Hier legst du fest, wie ein Arbeitsplan aufgebaut ist — regelmäßig oder unregelmäßig. Schauen wir uns an, wie sich diese Optionen unterscheiden:
| 4. Gleiche Anzahl an Arbeitstagen pro Woche? | |
| Wähle Ja, wenn Mitarbeiter in diesem Arbeitszeitmodell jede Woche die gleiche Anzahl an Arbeitstagen haben. | Wähle Nein, wenn Mitarbeiter in diesem Arbeitszeitmodell jede Woche eine unterschiedliche Anzahl an Arbeitstagen haben können. |
5. Arbeitstage pro Woche | |
| Wurde bei Punkt 4 Ja ausgewählt, gib die Anzahl der vertraglich festgelegten Arbeitstage an. | Wurde bei Punkt 4 Nein ausgewählt, gib die minimale und maximale Anzahl der vertraglich möglichen Arbeitstage an. |
6. Arbeitstage pro Woche auswählen | |
| Wähle die konkreten Arbeitstage pro Woche aus. | Wähle ein Arbeitszeitfenster, das alle Tage abdeckt, an denen Mitarbeiter arbeiten könnten. |
7. Konfiguration der Arbeitstage Legt fest, wie sich die wöchentliche Arbeitszeit auf die ausgewählten Arbeitstage verteilt. Es gibt drei Optionen: 1. Nur Arbeitstage festlegen Die Stunden werden automatisch berechnet und gleichmäßig auf die ausgewählten Arbeitstage verteilt. (Beispiel: 40 Stunden auf 5 Tage = 8 Stunden pro Tag) 2. Arbeitstage mit Gesamtstunden (Gleitzeit) Der Arbeitgeber legt eine tägliche Gesamtarbeitszeit fest. Mitarbeiter können Beginn und Ende selbst bestimmen, solange das Stundenpensum erreicht wird. 3. Arbeitstage mit festen Start- und Endzeiten Feste Arbeitszeiten mit verpflichtendem Arbeitsbeginn und -ende (z. B. 09:00–16:00 Uhr). | Bei einem unregelmäßigen Arbeitsplan ergibt sich die tatsächliche Arbeitszeit ausschließlich aus den Schichten im Kenjo-Schichtplan. |
Beispiel:
Wir möchten ein Hotel-Restaurant-Wochenend-Arbeitsplan erstellen. Dies ist ein unregelmäßiges Modell mit variierenden Arbeitstagen und Arbeitszeiten. Die maximale Anzahl an Arbeitstagen beträgt drei: Freitag, Samstag und Sonntag. Die tatsächlichen Arbeitszeiten werden über die im Schichtplan zugewiesenen Schichten berechnet.
- Klicke auf SPEICHERN
- Klicke auf SPEICHERN
Schritt 2: Mitarbeiter Arbeitsplänen zuweisen
Du hast zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter einem Arbeitsplan zuzuweisen.
- Option 1: Weise sie sofort nach dem Erstellen des Arbeitsplan zu oder
- Option 2: Weise sie später über dieselben Schritte ODER über das Mitarbeiterprofil zu.
Für Option 1: Mitarbeiter sofort zuweisen
- Klicke auf Ja, Mitarbeiter zuweisen
Auf der folgenden Seite kannst du Mitarbeiter deinem Arbeitsplan zuweisen. Du findest Mitarbeiter ganz einfach über die Filter oder indem du ihre Namen in das Suchfeld eingibst.
- Klicke auf WEITER, sobald du alle Mitarbeiter hinzugefügt hast, die du diesem Arbeitsplan zuweisen möchtest.
| In unserem Beispiel weisen wir nur Liza zu, die noch keinen Arbeitsplan hat. Sei aber vorsichtig, wenn du Mitarbeiter hinzufügst, die bereits einem anderen Arbeitsplan zugewiesen sind. Der neue Arbeitsplan überschreibt den bisherigen. |
Für Option 2.1: Mitarbeiter später einem bestehenden Arbeitsplan zuweisen
- Gehe zu Zeiterfassung > Einstellungen > Arbeitsplan
- Suche das bestehende Arbeitszeitmodell, dem du Mitarbeiter zuweisen möchtest
- Klicke auf den Zugewiesene Mitarbeiter Link
- Klicke jetzt auf Mitarbeiter zuweisen
- Fahre mit Schritt 2 und Schritt 3 fort.
Für Option 2.2: Mitarbeiter über das Mitarbeiterprofil zuweisen
- Gehe zum Mitarbeiterverzeichnis und klicke auf den Namen des Mitarbeiters, um das Profil zu öffnen
- Scrolle nach unten zum Abschnitt Arbeitsplan
- Klicke ARBEITSPLAN ZUWEISEN
- Klicke auf Arbeitsplan zuweisen
- Wähle entweder den Standard-Arbeitsplan oder öffne das Dropdown-Menü, um einen anderen bestehenden Arbeitsplan auszuwählen
Schritt 3: Startdatum für einen Arbeitsplan festlegen
Auf der nun geöffneten Seite musst du das Startdatum des Arbeitsplans festlegen.
1. Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters ist das Datum, an dem der Mitarbeiter in deinem Unternehmen angefangen hat – so wie es im Kenjo-Mitarbeiterprofil hinterlegt ist.
ODER
- jedem Mitarbeiter ein anderes Startdatum zuweisen.
Szenario 1: Benutzerdefiniertes Startdatum in der Gegenwart
| In unserem Beispiel weisen wir nur Liza mit dem benutzerdefinierten Startdatum 17. Dezember 2024 zum Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende zu. Da dieses Datum in der Gegenwart liegt, hat es keine Auswirkungen auf ihre bisherigen Zeiteinträge. |
Szenario 2: Benutzerdefiniertes Startdatum in der Zukunft
| In diesem Szenario weisen wir Liza den Arbeitsplan Hotel Restaurant Wochenende Abend zu. Da Liza einen bestehenden Arbeitsplan hat und wir diesen und ihre Zeiteinträge und Überstunden nicht beeinflussen wollen, stellen wir sicher, dass das benutzerdefinierte Datum des neuen Arbeitsplans in der Gegenwart oder Zukunft liegt. In diesem Fall startet Lizas neuer Arbeitsplan am 31. Januar 2025 (in der Zukunft). |
- Klicke auf SPEICHERN.
Saisonale oder rotierende Arbeitspläne
Wenn du Mitarbeiter hast die mit wechselnden Arbeitsplänen arbeiten, kannst du ihnen diese mit wenigen Klicks zuweisen. Wenn dein Mitarbeiter seinen Arbeitsplan mit sofortiger Wirkung ändern soll:
- Gehe zum Mitarbeiterprofil
- Scrolle herunter zum Bereich Arbeitsplan
- Klicke auf Arbeitsplan zuweisen
- Wähle einen bestehenden Arbeitsplan oder erstelle einen neuen
Du siehst alle vergangenen Arbeitspläne unter dem Bereich Arbeitsplan
Nun machst Du das Gleiche für einen weiteren Arbeitsplan, den die Mitarbeiter verwenden sollen,
Arbeitsplan zuweisen über Mitarbeiterprofil
- Gehe zum Mitarbeiterprofil
- Scrolle herunter zum Bereich Arbeitsplan
- Klicke auf Arbeitsplan zuweisen
- Wähle einen bestehenden Arbeitsplan oder erstelle einen neuen
Du siehst alle vergangenen Arbeitspläne unter dem Bereich Arbeitsplan
Arbeitsplan zuweisen über Arbeitspläne
- Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Arbeitspläne
- Wähle Benutzerdefiniertes Startdatum und gib ein Datum ein. Das Datum kann in der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft liegen.
- Klicke Mitarbeiter zuweisen
- Über den Status Zeitrahmen siehst du welche Arbeitspläne 1.) in der Vergangenheit, 2.) momentan oder 3.) zukünftig zugewiesen sind.
| Liza z.B. wechselt hier zwischen dem Arbeitsplan Default und Morning ungefähr alle 3 Monate hin und her. Du hast die oben erklärten beiden Optionen um Mitarbeiter wechselnden Arbeitsplänen zuzuweisen. |
Hier findest du heraus, wie du Arbeitspläne verwaltest und hier lernst du alles über benutzerdefinierte Arbeitspläne.
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren