Tipos de Perfiles y permisos

Desde la sección de Perfiles y permisos, puedes gestionar el alcance y el acceso de los empleados a diversas funciones y módulos de Kenjo. Para poder utilizar Kenjo, los usuarios de nuestra plataforma necesitan que se les asigne un Perfil. Este perfil vendrá con ciertos permisos que determinarán sus derechos de acceso a las diferentes funcionalidades de Kenjo.

Nota: Ten en cuenta que estos perfiles no tienen por qué coincidir siempre con el cargo que tenga una persona en la empresa. Los perfiles sólo determinan el alcance del acceso que una persona tendría en Kenjo.

En Kenjo tenemos 2 tipos de perfiles:

• Perfiles predeterminados.
• Perfiles Personalizados

En Ajustes > Perfiles y permisos, encontrarás siete perfiles por defecto para facilitarte la tarea.

Perfiles predeterminados.

Llamamos perfiles predeterminados a aquellos perfiles que ya están definidos en Kenjo y cuyos permisos no pueden ser modificados ni eliminados. 

He aquí un resumen de todos los permisos por perfil.

Haz clic en la siguiente imagen si quieres verla mas grande.

¿Quién debería estár asignado a cual perfil?

Administrador

El Administrador en Kenjo es, como su nombre indica, el rol que debería tener asignada la persona encargada de toda la gestión en Kenjo. Este rol sólo debería incluir a unas pocas personas ya que tendrían acceso completo a todas las características y configuraciones de la herramienta. Esto significa que pueden configurar, editar, crear y ver toda la información sensible de todos los empleados que almacenen en Kenjo.

Admin de RRHH

Si el Administrador es Batman, el Administrador de RRHH es Robin. Al igual que en el cómic, el Administrador de RRHH es una de las pocas personas en las que el Administrador confía plenamente cuando se trata de derechos de acceso en Kenjo. Esto significa que el Administrador de RRHH debe ser un empleado que trabaje estrechamente con el Administrador en casi todas las áreas, excepto en Reclutamiento. 

Nota: El acceso al modulo de reclutamiento puede modificarse si se le invita como Responsable de contratación o Miembro de contratación. Más información en este enlace.

Reclutador

El perfil Reclutador es principalmente, por supuesto, para empleados que desempeñan el rol de reclutadores. Al contrario que el Administrador de RRHH, los empleados que pertenecen a este perfil tienen acceso completo a la sección de Reclutamiento (bases de talentos, lista de candidatos, ofertas de trabajo, etc.) y acceso limitado a otras áreas sensibles de Kenjo. 

• Sólo pueden activar nuevos empleados en Kenjo, pero no tendrán acceso al resto de su información personal. De hecho, los empleados pertenecientes a este grupo sólo pueden ver su propia compensación, documentos, tareas, proyectos y objetivos, pero ninguno de los otros empleados.
• Sólo pueden ver y editar su propia asistencia, pero no tienen derechos de acción sobre la asistencia de otros empleados.
• En cuanto a los informes, sólo pueden ver y exportar los relacionados con Reclutamiento.
• En las evaluaciones de desempeño, sólo pueden participar y ver los comentarios que se les han hecho.
• Por último, pueden crear Workflows y plantillas de correo electrónico, ya que pueden ser muy necesarios para la contratación y proceso de selección. 
• En general, se podría pensar en el perfil de Reclutador como un empleado normal que es el dueño total del modulo de reclutamiento.

Admin de Finanzas 

Al igual que el Reclutador, el Admin de Finanzas tiene un acceso especial a todo lo que está relacionado con su área de especialización: Finanzas. Esto significa que el Admin de Finanzas puede ver la sección de nóminas, sección financiera del empleado, y todas aquellas características relacionadas con la compensación. Sin embargo, tendrá acceso limitado a documentos, tareas, proyectos, objetivos, tiempo libre y asistencia. Esto significa que:

• También podrán acceder a la sección de dirección, domicilio, confidencial y emergencias de otros empleados, pero no podrán editarla.
• Podrán importar documentos en bloque (normalmente necesarios para las nóminas), pero no eliminarlos.
• Pueden comprobar la asistencia y las ausencias de otros empleados, pero no editarlas.
• Por supuesto, tienen acceso a ver los proyectos y objetivos de otros empleados, pero no pueden gestionarlos (a menos que estén implicados).

Por último, el empleado perteneciente a este perfil no puede editar su propia asistencia, aprobar sus propias solicitudes de ausencias, ver su propia sección confidencial, ni tener acceso alguno a los ajustes de Kenjo.

Gerente

Los gerentes en Kenjo son aquellos que tienen informes directos y son capaces de ver su propia información y la de sus subordinados, a excepción de la nómina. No tienen acceso en absoluto a los informes o ajustes y tienen muy pocos derechos de permiso para otras funcionalidades de Kenjo. En general, pueden ver y editar la asistencia de sus subordinados (pero no la suya propia), aprobar las ausencias de sus subordinados directos e indirectos (pero no las suyas propias), ver, editar y eliminar proyectos, ver los comentarios sobre el rendimiento de los subordinados y sus perfiles. Los gerentes no pueden editar o borrar objetivos y sólo pueden tener acceso a Reclutamiento si son invitados como Director de Selección o Miembro del Equipo de Selección 

Hay muchas empresas que desean que sus managers tengan visibilidad total sobre las ausencias de sus subordinados, a pesar de que el perfil por defecto no concede ese grado de visibilidad. Para conseguirlo, puede utilizar un perfil personalizado. Puedes ver cómo hacerlo en este otro artículo.

Empleado

El perfil Empleado es para aquellos que necesitarán Kenjo para realizar un seguimiento de su asistencia, ver sus propios documentos, solicitar tiempo libre, y construir el compromiso con su empresa. Tienen acceso a sus propias secciones Personal, Asistencia, Compensación, Ausencias, Smart docs y Nómina y sólo tienen acceso a la contratación cuando se les invita como Director de Selección o Miembro del Equipo de Selección. En caso de duda, es mejor dar a los usuarios el rol de empleado.

Acceso Restringido

Este perfil puede ser útil para aquellos usuarios que no forman parte de la compañía, por ejemplo, freelancers o consultores. Este perfil solamente permitirá acceso a un número limitado de funcionalidades (ausencias, registro de horas y documentos). También se limitarán los accesos a los Widgets de la pantalla de inicio (solamente podrán usar el punch clock y ver el tablón de anuncios). Además, usuarios en este perfil no tendrán permisos para ver otros empleados. Los datos personales de otros empleados serán representados como xxx.

Perfiles Personalizados

En el caso de que ninguno de los perfiles por defecto cubriese tus necesidades, tienes la posibilidad de crear perfiles personalizados, ahí podrás definir los permisos que se ajusten a las necesidades de tu organización.

Hay algunas acciones que sólo un rol de Admin por defecto en Kenjo podrá hacer. 

Puedes crear un perfil personalizado y darle todos los permisos posibles, sin embargo, estos son los permisos que sólo tiene el perfil de Admin que viene cargado por defecto en Kenjo:

* Publicar mensajes en el tablón de anuncios de la página de inicio.
* Usar acciones masivas desde el directorio de empleados
* Tener permisos filtrados para los permisos que no tienen opción de filtro (es decir, los que sólo aparecen con una casilla de verificación y no con un +)
* Importar datos masivamente desde excels 
* Acceso a la sección de facturación
* Acceso a la configuración del tiempo libre
* Acceso a la configuración de etiquetas de documentos 
* Activar o desactivar las encuestas Pulse
* Cambiar la configuración de Asistencia
* Cambiar la configuración del widget de la página de inicio 
* Establecer integraciones con otras aplicaciones

Para saber cómo crear perfiles y asignarlos a los empleados, consulta el artículo Gestionar Perfiles y permisos