Die Funktion Lohnabrechnung hilft dir, eine vorläufige Gehaltsabrechnung vorzubereiten. Sobald deine monatlichen Lohnabrechnung fertig ist, musst du sie deinem externen Buchhalter zur Verfügung stellen.


Um Deine monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten einzusehen und herunterzuladen, gehe bitte zu Mitarbeiter > Lohnabrechnung. Wenn Du Zugang zu mehr als einem Unternehmen hast, verwende die Unternehmens Auswahl in der Kopfzeile dieser Ansicht und wähle dann das gewünschte Unternehmen aus. Das Zweitfenster der Ansicht richtet sich nach dem Stichtag, den Du unter Einstellungen > Lohnabrechnung gewählt hast.



Falls Du noch keine Grundeinstellungen für dene Lohnabrechnung vorgenommen hast, folge bitte dem Artikel: Vorbereitende Lohnabrechnung enreichten.


Ansicht Mitarbeiter mit Fixgehalt


Hier kannst die Liste der Gehälter und variablen Vergütungen für jeden Deiner Mitarbeiter mit einem Fixgehalt einsehen. Du kannst diese Ansicht anpassen, indem Du weitere Felder hinzufügst, wie z.B. Abteilung, IBAN-Code oder alle Felder, die Du nützlich findest: Gehe einfach zu Einstellungen > Personalabrechnung > Mitarbeiterfelder und füge so viele Felder hinzu, wie Du möchtest. Klicke auf Speichern und Deine Felder werden der Ansicht hinzugefügt.


Bei jeder Aktualisierung der Mitarbeiterdaten hebt das System den Wert in der Tabelle farbig hervor:



In der monatlichen Abrechnung kannst du ebenso die Währung einsehen.



Ansicht für Mitarbeiter mit Stundenlohn



Hier kannst Du die Liste der Gehälter deiner Mitarbeiter mit Stundenlohn einsehen. Zuerst erhältst Du eine Prognose des Gehalts. Diese Prognose wird unter folgender Berücksichtigung berechnet: 


  • den Stundensatz, der im Bereich Gehalt jedes Mitarbeiters mit Stundenlohn festgelegt wurde 
  • die Wochenstunden, die im persönlichen Bereich des Mitarbeiters angegeben wurden


Der sich daraus ergebende Betrag wird mit den erfassten Stunden multipliziert, die im Bereich Anwesenheit eingetragen wurden. Dadurch wird das genaue Gehalt zwischen dem letzten Lohnabrechnungs-Export-Tag und dem aktuellen Tag ermittelt.


Wie bei den Mitarbeitern mit Fixgehalt markiert das System auch hier die geänderten Werte in der Tabelle mit einem farbigen Hintergrund. Ebenso wird dir die Währung des Gehaltes angezeigt.


Berechnung, Export und Abschluss Deiner monatlichen Lohnabrechnung


Um Deine monatliche Gehaltsabrechnung abzuschließen, ist es wichtig, dass Du die nächsten Schritte genau befolgst:


  1. BERECHNEN: Verwende Berechnen, um die aktuellen Daten im System zu aktualisieren. Alle kürzlich vorgenommenen Änderungen bezüglich der Gehälter, variablen Bezüge, Abwesenheiten oder Anhänge, sowie all Deine in den Einstellungen ausgewählten Felder werden in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt, nachdem Du auf diese Schaltfläche geklickt hast.


Um einen inaktiven Mitarbeiter zur monatlichen Lohnabrechnung hinzuzufügen, wähle einfach die Checkbox und die Option Mitarbeiter zur Lohnabrechnung des nächsten Monats hinzufügen im Profil des Mitarbeiters unter Persönlich > Finanzen.



Beachte: Ein inaktiver Mitarbeiter kann nur für die Lohnabrechnung des Folgemonats der Deaktivierung hinzugefügt werden. Wird ein Mitarbeiter zum Beispiel im Januar deaktiviert, taucht er nur in der Lohnabrechnung für Februar auf.  


  1. EXPORTIEREN: Verwende Exportieren, um die Daten zu speichern, die dem oben angezeigten Datumsbereich entsprechen. Es gibt fünf Optionen zum Exportieren der Daten, je nach gewünschtem Format und Datenmenge.


  • CSV: Zum Speichern einer komprimierten .zip-Datei mit drei CSV-Dateien, in denen die Änderungen enthalten sind, die innerhalb des gewählten Zeitrahmens vorgenommen wurden:
    • "Payroll changes.csv" - zum Beispiel: neue Gehälter, Gehaltserhöhungen oder Gehaltskürzungen
    • "Time off data.csv". - alle Abwesenheiten in deinem gewählten Zeitraum
    • "Variable Details.csv". - alle Angaben zu variablen Zahlungen
    • zwei Ordner mit der Gehaltsabrechnung und den Abwesenheitsdokumenten

                --> Diese Option ist für die Korrekturabrechnung optimal. 


  • CSV (alle Daten): Hier erhältst Du eine komprimierte .zip-Datei mit drei CSV-Dateien. Der einzige Unterschied zur vorherigen Datei besteht in der Datei "Payroll changes.csv", da diese Option alle Abrechnungsdaten für die Mitarbeiter enthält und nicht nur die Änderungen, die innerhalb des ausgewählten Zeitrahmens vorgenommen wurden.

             --> Diese Option ist für die reguläre Abrechnung optimal.

 

  • Excel: Gleich wie CSV, aber die Dateien werden im .xslx-Format exportiert.


  • Excel (alle Daten): Gleich wie CSV (alle Daten), aber die Dateien werden im .xslx-Format exportiert.


  • Monatlicher Bericht: So exportierst Du eine Excel-Datei mit den Gehältern und variablen Gehältern, die im laufenden und im vorhergehenden Monat hinzugefügt wurden. Die Kostenstelle jedes Mitarbeiters wird ebenfalls zu diesem Bericht hinzugefügt.
    --> Diese Option ist für eine Übersicht der beiden Monate optimal.


Bitte beachte: Wenn Du Daten mit einer der ersten 4 oben genannten Optionen exportierst, stellt Dir unser System eine zusätzliche .zip-Datei zur Verfügung, die alle Gehaltsänderungen des Vormonats enthält. Wenn es im Vormonat keine Änderungen gab, kannst Du dieses Dokument einfach ignorieren.



3. BESTÄTIGEN: So schließt Du die Gehaltsabrechnung für den laufenden Monat ab. 


Bitte sei hier vorsichtig: Verwende diese Option erst, wenn Du überprüft hast, dass die exportierten Daten korrekt sind und Du diesen Monat schließen möchtest.


Nach der Bestätigung kannst Du in dieser Abrechnung keine weiteren Änderungen mehr vornehmen. Alle Änderungen, die nach der Bestätigung an den Abrechnungsdaten vorgenommen werden, sind der Exportdatei des folgenden Monats hinzugefügt.


Sobald der Monat abgeschlossen ist, erhältst Du anstelle der Mitarbeiterliste eine Übersicht des Monats. Diese Übersicht enthält die Abrechnungsdateien, die für diesen Monat erstellt wurden, sowie alle Abwesenheiten und alle Dokumente, die Du zu Deiner Abrechnung hinzugefügt hast. Wie Du diese anpassen kannst, erfährst Du im nächsten Abschnitt dieses Artikels: Anhänge.





Anhänge


Du kannst auswählen, welche Dokumente und Abwesenheiten in Deiner Abrechnung sowie in Deinen Export mit einbezogen werden sollen, indem Du einfach zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Dokumentenart oder Einstellung > Lohnabrechnung > Abwesenheiten gehst und die Dokumente/Abwesenheiten auswählst, die Du in jeden Abrechnungsexport mit aufnehmen möchtest:


Abwesenheit: Wenn Du einen oder mehrere Abwesenheiten in dieser Liste auswählst, enthält Deine Lohnabrechnung eine Tabelle mit dieser Auswahl. 

Die Tabelle beinhaltet den Status der Abwesenheiten vom ersten Tag deines Abrechnungszyklus bis zum Export Tag (zum Beispiel vom 01.08.-23.08., wenn dein Abrechnungszeitraum 01.08.-31.08. ist).

Falls nach Abschluss deiner Lohnabrechnung in diesem Monat (Export Tag) noch Abwesenheiten hinzukommen (Änderungen im Zeitraum 01.08.-bis 31.08), erhältst Du diese Änderungen in der Datei CSV oder Excel im Folgemonat.


Dokumentenart: Wenn Du einen oder mehrere Dokumentenarten in dieser Liste auswählst, enthält Dein Export einen Ordner mit Dokumenten vom ersten Tag deines Abrechnungszyklus bis zum Export Tag (zum Beispiel vom 01.08.-23.08., wenn dein Abrechnungszeitraum 01.08.-31.08. ist). 

Falls nach Abschluss deiner Lohnabrechnung in diesem Monat (Export Tag) noch Dokumente hinzukommen (Änderungen im Zeitraum 01.08.-bis 31.08), erhältst Du diese Änderungen in der Datei CSV oder Excel im Folgemonat.