Automatische Pausenabzüge

Einführung

Hey HR-Helden! Wir wissen, dass es manchmal eine echte Herausforderung sein kann, die Pausenzeiten der Mitarbeiter manuell zu verwalten. Aber keine Sorge, wir haben genau das Richtige für euch! Unser neues Feature „Automatische Pausenabzüge“ nimmt euch diese Arbeit ab und sorgt dafür, dass die Pausenzeit direkt von den Arbeitsstunden abgezogen wird. Klingt super, oder? ?

Warum das Ganze?

Ihr wolltet es, wir haben es gemacht! Viele von euch haben sich eine Lösung gewünscht, die die Pausenzeiten automatisch von den Arbeitsstunden abzieht, damit alles schön ordentlich und gesetzeskonform bleibt. Auch wenn das Feature in Sachen Rechtlichkeit nicht ganz unumstritten ist, bieten wir es euch dennoch an – mit dem Hinweis, dass ihr es gemäß den Bestimmungen eurer Arbeitsverträge nutzt.

So konfiguriert ihr automatische Pausenabzüge

Los geht’s! Hier ist eure Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Navigiert zu den Einstellungen:

   • Öffnet Kenjo und klickt auf Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinie > Auswahl der Richtlinie.

2. Pausenregeln konfigurieren:

   • Unter Richtlinien > Regeln > Pausenregeln findet ihr die Option für automatische Pausenabzüge. Hier könnt ihr wählen, wie die Pausen gehandhabt werden sollen.
   • Klickt auf Option 3: Pausen automatisch abziehen. Ihr werdet einen kleinen BETA-Chip sehen – das ist unser Zeichen dafür, dass dieses Feature eine erste Iteration ist. Und wir uns sehr über Euer Feedback freuen, um diese Funktion weiter zu entwickeln.

3. Pausenzeit festlegen:

   • Im Abschnitt Pausenanforderungen könnt ihr genau einstellen, wie lange die Pausen sein sollen. Super einfach, oder?

Und was passiert dann?

Sobald ihr die automatische Pausenfunktion aktiviert habt, passiert Folgendes:

• Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit einträgt (egal ob über die Desktop-Version, die mobile App, das Home-Widget oder das Zeiterfassungsterminal), checkt unser System automatisch, ob die Pausenregel angewendet werden muss.
• Ist die Arbeitszeit länger als die festgelegte Dauer (z.B. mehr als 6 Stunden), wird die erforderliche Pausenzeit automatisch abgezogen.

Bitte beachtet: Da die Funktion aktuell in der BETA-Version vorliegt kann der automatische Pausenabzug nur auf einzelne Zeiteinträge angewendet werden und nicht auf den ganzen Tag. Ein Beispiel findet ihr nachfolgend. Wir freuen uns darauf die Funktion mit euch zusammen weiter zu entwickeln.

Ein paar Beispiele gefällig?

• Beispiel 1: Zeiteintrag von 8:00 bis 15:00 Uhr (7 Stunden) – mehr als 6 Stunden gearbeitet, also wird eine 30-minütige Pause abgezogen.
• Beispiel 2: Zwei separate Zeiteinträge (8:00-10:00 und 10:00-15:00) – obwohl die Summe der Arbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt, wird keine Pause abgezogen, da keiner der einzelnen Einträge die Pausengrenze überschreitet.

Das heißt, damit der automatische Pausenabzug entsprechend funktioniert sollten eure Mitarbeiter zur Schicht einstempeln und am Ende der Schicht ausstempeln und dies nicht mehrmals am Tag machen wodurch sich multiple Zeiteinträge ergeben.

Ich könnt auch auswählen, ob euren Mitarbeitern weiterhin die Pausenerinnerung angezeigt werden soll, bevor die automatische Pause abgezogen wird. Aber Achtung, die Pausenerinnerung arbeitet mit dem gesamten Tag und nicht mit einzelnen Einträgen. Daher empfehlen wir, solange die Automatische-Pausen-Funktion in Beta ist sich für eine Variante zu entscheiden.

Was seht ihr dann im System?

Desktop-Version:

• Wenn eine Pause automatisch abgezogen wurde, seht ihr im Anwesenheitsprotokoll einen Hinweis darauf.
• Ein Tooltip erscheint, wenn ihr über den entsprechenden Eintrag hovert: „Diese Pause wurde automatisch gemäß den Firmenrichtlinien eingefügt. Ab 6+ Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich.“

Mobile Version:

• Auch hier wird angezeigt, dass eine Pause automatisch abgezogen wurde.
• Ein Popup erscheint mit dem Text: „Diese Pause wurde automatisch gemäß den Firmenrichtlinien eingefügt. Ab 6+ Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich.“

Zeiterfassungsterminal:

• Auch hier wird angezeigt, dass eine Pause automatisch abgezogen wurde.
• Ein Popup erscheint mit dem Text: „Diese Pause wurde automatisch gemäß den Firmenrichtlinien eingefügt. Ab 6+ Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich.“

Bitte beachtet, dass die automatische Pausen genauso wie die Pausenerinnerung nicht für Admin-Accounts gelten.

Mit der neuen Funktion für automatische Pausenabzüge könnt ihr euch das Leben leichter machen und sicherstellen, dass alle Pausenzeiten korrekt erfasst werden. Probiert es aus und erlebt, wie einfach und effizient das Pausenmanagement sein kann!