En Kenjo puedes gestionar todo tipo de ausencias. Agrega todos los tipos de ausencias y las políticas que sean relevantes para tu empresa en Ajustes > Ausencias - Ajustes.


Crear ausencias 


Usando el botón "[+] Agrega tipo de ausencia" comienza a añadir los tipos de ausencias de tu empresa. A continuación te mostramos algunos los tipos de ausencias más comunes:

  • Enfermedad
  • Vacaciones 
  • Teletrabajo
  • Baja por maternidad
  • Baja por paternidad
  • Formación
  • Permiso retribuido (todas las ausencias contempladas en el convenio del colectivo de trabajo por mudanza, matrimonio, muerte de un familiar, etc.) 

Cuando creas un tipo de  ausencia debes configurar las siguientes opciones:


  1. Color para el tipo de ausencia: Elige un color para cada tipo de ausencia. Recomendamos usar distintos colores para diferenciar los tipos de ausencia en distintas seccionas, como en el Calendario.
  2. Tiempo de trabajo: Es necesario especificar si este tipo de ausencia es tiempo de trabajo para los casos donde el empleado está fuera de la oficina pero trabajando en remoto (por ejemplo: teletrabajo, viajes de negocios, eventos, etc.).
  3. Visibilidad del tipo de ausencia: Esto permite establecer si el tipo de ausencia debe ser visible o no para los colegas del empleado ausente. Si lo habilitas, este tipo ausencia se podrá ver en el Calendario, pero sólo el propio empleado, los administradores de la cuenta y el responsable del empleado podrán ver los detalles. Para los demás empleados, se mostrará que la persona está ausente pero no por qué (no se mostrará el tipo de ausencia).
  4. Documento adjunto de la ausencia: Aquí puedes dar al empleado la oportunidad de subir documentos relacionados con su ausencia. Recomendado para las bajas por enfermedad, maternidad o formación.


Después de completar esta parte deberás configurar las políticas. Cada tipo de ausencia requiere de al menos una política. Estas políticas de ausencias son las que después serán asignadas a cada empleado. Pueden crearse varias políticas por tipo de ausencia. 

Un caso común es tener varias políticas asociadas al tipo de ausencia "Vacaciones", por ejemplo una política de 22 días para trabajadores a tiempo completo, y una de 18 días para estudiantes en prácticas.


Para agregar una nueva política, haz click en la opción  [+] Añadir nueva política e ingresa los valores correspondientes:


  • Nombre: Define el nombre para la política (por ejemplo, para el Tipo de ausencia: “Vacaciones", elige el Nombre de la política: "22 días”). 
  • Ciclo anual: Especifica aquí la fecha de asignación de los días correspondientes a la política. Normalmente es el 1 de enero.
  • Tipo de asignación de días:
    • Días acumulados por mes de trabajo (Cantidad anual): Para la mayoría de los casos de vacaciones, debes seleccionar este tipo de asignación. Si seleccionas esta opción, significa que tu empresa acumula los días de vacaciones en función de los días trabajados por mes, de esa manera se acumula una cantidad anual de días en correspondencia a cuánto el empleado debe trabajar. 
    • Ilimitado: Sin limitaciones. Puede usarse, por ejemplo, para el tipo de ausencia por enfermedad o para el teletrabajo, si es que la empresa no pone límites en cuanto a días de teletrabajo.
    • Cantidad anual fijada, independientemente de la cantidad de días trabajados: Cantidad fija de días sin importar el tiempo a trabajar en la empresa.


Si eliges el tipo de política "Días acumulados por mes de trabajo (Cantidad anual)", debes seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Estos días se pueden dar de antemano: Lo que significa que los empleados pueden solicitar todos los días de su acumulado anual por adelantado. 
  • Dado según se ganan los días. Los empleados obtienen 1/12 de las vacaciones anuales cada mes que permanecen en la empresa.


Acarreo de días para el próximo ciclo:

Gracias a esta opción podrás definir si la política lleva acarreo de días que no se hayan disfrutado para el próximo año. Si esta opción está activada podrás definir una fecha de caducidad de estos días, así como el máximo de días a acarrear para el próximo año. 

 

Aprobación de ausencias:

Si el registro de la ausencia requiere aprobación de un superior, marca esta opción. De esta manera el responsable del empleado que solicite una ausencia con “Aprobación” podrá aceptar o rechazar la solicitud en Ausencias > Solicitudes.