Du kannst den Umfang und den Zugang deiner Mitarbeiter*innen zu den verschiedenen Funktionen und Modulen von Kenjo mit Hilfe von Profilen und Berechtigungen verwalten. Um Kenjo zu nutzen, müssen sich die Nutzer unserer Plattform ein "Profil" anlegen. Dieses Profil enthält bestimmte Zugriffsrechte, die die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Kenjo-Funktionen bestimmen.

Hinweis: Es ist wichtig zu beachten, dass diese Profile nicht immer mit den Rollen einer Person im Unternehmen übereinstimmen müssen. Nur der Umfang des Zugriffs, den eine Person in Kenjo hat, wird duch das Profil festegelegt. 

Kenjo hat zwei Arten von Mitarbeiterprofilen:

• Übersicht der Standard Profile
• Benutzerdefiniertes Profil 

Unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen findest du sieben von uns voreingestellte Standard Profile.

Übersicht der Standard Profile

Standard Profile sind nicht veränderbare Profile. Sie können nur den Mitarbeitern in Kenjo zugewiesen werden. 

Hier finden Sie eine Übersicht über alle Berechtigungen pro Profil:

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Wer soll welchem Profil zugewiesen werden?

Administrator 

• Der Admin ist, wie der Name schon sagt, die Rolle des Administrators. Diese Rolle sollte nur einige wenige Personen umfassen, da sie vollen Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen in Kenjo haben. Das bedeutet, dass sie alle sensiblen Informationen, die in Kenjo gespeichert werden, konfigurieren, bearbeiten, erstellen und sehen können.

HR-Admin 

• Wenn der Admin Batman ist, dann ist der HR-Admin Robin. Genau wie im Comic ist der HR-Admin eine der wenigen Personen, denen der Admin voll und ganz vertraut, wenn es um die Zugriffsrechte in Kenjo geht. Das bedeutet, dass der HR-Admin ein Mitarbeiter sein sollte, der in fast allen Bereichen eng mit dem Admin zusammenarbeitet, mit Ausnahme der Personalbeschaffung.
• Kein Zugriff zum Recruiting Bereich (hat Zugriff nur bei Einladung als Hiring Manager oder Hiring Member)

Recruiter 

Das Profil des Recruiters ist selbstverständlich hauptsächlich für Recruiter konzipiert. Mitarbeiter mit diesem Profil haben im Gegensatz zum HR-Admin begrenzten Zugriff auf andere sensible Bereiche von Kenjo und vollen Zugriff auf den Recruiting-Bereich (Talentpool, Kandidatenliste, offene Stellen usw.).

• Sie können nur neue Mitarbeiter in Kenjo einstellen, aber können nicht auf die anderen persönlichen Daten zugreifen. Diese Gruppe von Mitarbeitern kann nur ihre eigene Vergütung, Dokumente, Aufgaben, Projekte und Ziele sehen, nicht aber die deiner Kollegen.
• Sie habeb nur die Möglichkeit, ihre eigenen Anwesenheiten zu überprüfen und zu bearbeiten, aber haben keine Befugnis, die Anwesenheit anderer Mitarbeiter zu beeinflussen.
• Bei den Berichten können sie nur die Recruiting-Berichte einsehen und exportieren.
• Die Recruiter können nur an Performance Reviews teilnehmen und die zurückgegebene Feedbacks einsehen.
• Schließlich haben sie die Fähigkeit, Workflows und E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die für die Personalbeschaffung von entscheidender Bedeutung sein können.
  
  

Das Profil der Recruiter kann man sich im Allgemeinen als normaler Mitarbeiter vorstellen, der für die gesamte Personalbeschaffung verantwortlich ist.

Finanz-Admin 

Genau wie der Recruiter hat der Finanz-Admin einen speziellen Zugang, der sich ausschließlich auf sein Fachgebiet bezieht: Finanzen. Das bedeutet, dass der Finanzadministrator Zugriff auf den Bereich der Gehaltsabrechnung, den Bereich der Finanzen des Mitarbeiters und alle Funktionen zur Vergütung hat. Der Zugriff auf Dokumente, Aufgaben, Projekte, Ziele, Abwesenheiten und Anwesenheit ist jedoch begrenzt. Dies bedeutet:

• Sie haben auch die Möglichkeit, auf die Notfall-, Privat-, Vertraulichkeits- und Adressdaten anderer Mitarbeiter zuzugreifen, können diese jedoch nicht bearbeiten.
• Sie können viele Dokumente importieren, die normalerweise für Gehaltsabrechnungen erforderlich sind, aber nicht löschen.
• Sie sind in der Lage, die An- und Abwesenheitszeiten anderer Mitarbeiter zu überwachen, aber nicht zu bearbeiten.
• Obwohl sie auf die Projekte und Ziele anderer Mitarbeiter zugreifen können, können sie sie nicht verwalten.

Schließlich ist der Mitarbeiter, der diesem Profil angehört, nicht in der Lage, seine eigene Anwesenheit zu bearbeiten, Freistellungsanträge zu genehmigen, seinen eigenen vertraulichen Bereich zu überprüfen und die Kenjo-Einstellungen zu nutzen.

Vorgesetzter 

Vorgesetzte oder auch Manager in Kenjo haben direkte Untergebene und können ihre eigenen und ihrer Ungergeordneten Informationen sehen, mit Ausnahme der Lohnabrechnung. Sie haben nur sehr wenige Rechte für andere Kenjo-Funktionen und haben keinen Zugriff auf die Berichte oder Einstellungen. Sie haben in der Regel die Fähigkeit, Projekte einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen, die Abwesenheitsanträge ihrer direkten und indirekten Ungergeordneten (aber nicht ihre eigenen) zu genehmigen, die Anwesenheitszeiten ihrer Ungergeordneten (aber nicht ihre eigenen) einzusehen und zu bearbeiten, sowie das Feedback und die Profile ihrer Ungergeordneten. Manager haben nur Zugriff auf Recruiting, wenn sie als Hiring Manager oder Hiring Member eingeladen sind, und können Ziele nicht bearbeiten oder löschen.

Viele Unternehmen möchten, dass ihre Vorgesetzten einen vollständigen Überblick über die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter haben, obwohl das Standardprofil diesen Einblick nicht gibt. Um dies zu erreichen, können Sie ein Profil einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem anderen Artikel.

Mitarbeiter 

Schließlich ist das Profil der Mitarbeiter für diejenigen gedacht, die Kenjo benötigen, um ihre Anwesenheit zu überwachen, ihre eigenen Dokumente einzusehen, Urlaub zu beantragen und ihr Engagement für Ihr Unternehmen zu stärken. Sie haben nur Zugriff auf das Recruiting Module, wenn sie als Hiring Manager oder Hiring Member eingeladen werden, sowie auf ihre eigenen Bereiche Persönlich, Anwesenheit, Gehalt, Freizeit, Smart Docs und Lohnabrechnung. Es ist am besten, den Benutzern im Zweifelsfall die Rolle des Mitarbeiters zu geben.

Eingeschränkter Zugriff

Benutzer außerhalb des Unternehmens, wie Freiberufler oder Berater, können dieses Profil nutzen. Dieses Profil beschränkt die Mitarbeiter auf Freizeit-, Anwesenheits-, Smart Docs- und Home-Widgets. Sie haben keine Einsichtsrechte für andere Mitarbeiter und können keine Handlungen für sie ergreifen. Die Anzeige "XXX´´ schützt die persönlichen Daten anderer Mitarbeiter.

Benutzerdefiniertes Profil 

Für den Fall, dass keines der Standardprofile deinen Anforderungen entspricht, kannst du benutzerdefinierte Profile erstellen und die Berechtigungen auf der Grundlage deiner organisatorischen Anforderungen festlegen. Wie du Profile erstellen und sie den Mitarbeitern zuweisen kannst, erfährst du in diesem Artikel "Vewalten von Profilen und Berechtigungen"

Es gibt einige Aktionen, die nur eine Standard-Administratorrolle ausführen kann. Du kannst zwar ein benutzerdefiniertes Profil erstellen und ihm alle möglichen Berechtigungen geben, aber dies sind die Berechtigungen, die nur der Administrator hat:

* Nachrichten auf der Ankündigungstafel auf der Startseite veröffentlichen
* Massenaktionen aus dem Mitarbeiterverzeichnis verwenden
* Gefilterte Berechtigungen für die Berechtigungen, die keine Filteroption haben (d.h. die, die nur mit einem Kontrollkästchen und nicht mit einem + erschienen)
* Massenimport von Daten aus Excels
* Zugriff auf den Bereich Rechnungen 
* Zugriff auf die Einstellungen für Abwesenheiten
* Zugang zu den Einstellungen für Dokumenten Markierungen
* Aktivieren oder Deaktivieren von Pulse-Umfragen
* Ändern der Anwesenheitseinstellungen
* Ändern der Einstellungen für das Homepage-Widget
* Integrationen mit anderen Anwendungen einrichten