Deine Kenjo-Checkliste zum Jahresende

Dein Fahrplan für einen reibungslosen Jahresausklang

Das Jahresende rückt näher! Eine wertvolle Zeit, um innezuhalten, Erfahrungen zu reflektieren und neue Ziele zu stecken. Bevor Du dich jedoch dem Wesentlichen widmen kannst, musst Du deine Geschäftsprozesse auf Vordermann bringen.

Wir möchten sicherstellen, dass Du optimal vorbereitet bist: Hier findest du unsere Liste bewährter Methoden und Best Practices. Handle jetzt und befolge diese Ratschläge vor dem offiziellen Ende des Jahreszyklus.

INHALTSVERZEICHNIS

• ✅ Alle Arbeitnehmer sollten ihren zukünftigen Urlaub beantragen
• ✅ Benutzerdefinierte Feiertage für das nächste Jahr hinzufügen
• ✅ Erstelle Zeiträume mit Urlaubssperren 
• ✅ Überprüfe Genehmiger für Abwesenheiten
• ✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen
• ✅ Überprüfe deine aktuellen Richtlinieneinstellungen
  • Zusätzlicher Anspruch
  • Proration 
  • Abzug
• ✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows

✅ Alle Arbeitnehmer sollten ihren zukünftigen Urlaub beantragen

Bevor der Zyklus endet, sollten alle deine Mitarbeiter die Urlaubstage beantragen, die sie im aktuellen Zyklus nehmen möchten, so dass keine Änderungen in der Vergangenheit vorgenommen werden müssen. Und da wir gerade von Anträgen sprechen: Wir schlagen vor, dass dies auch eine gute Gelegenheit ist, deine Mitarbeiter an deine Urlaubsrichtlinien und die Übertragung von Urlaubstagen zu erinnern.

Führe die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass du die richtigen Informationen über die Übertragskonfigurationen weitergibst, die du für den aktuellen Zyklus festgelegt hast:

• Gehe zu Abwesenheiten > Einstellungen und klicke auf eine deiner Abwesenheitsarten, um zu prüfen, ob sie Überträge enthalten.

• Klicke auf die drei Punkte bei den Abwesenheitsarten, die übertragbare Tage haben, um die Details zu überprüfen.

• Überprüfe unter den Richtlinien-Einstellungen > Guthaben das Datum, bis zu dem der Übertrag erfolgen soll, und die Anzahl der Tage, die deine Mitarbeiter maximal nehmen dürfen.

Hinweis: Wenn du diese Konfiguration vor Jahresende ändern möchtest, denke daran, dass sich Änderungen an den Richtlinien auf aktive Mitarbeiter in diesem Zyklus auswirken können.

Best Practice:

Nutze die Ankündigungsfunktion von Kenjo, um die Mitarbeiter über die Richtlinien zum Abwesenheitsmanagement zu informieren und zu erinnern.

• Gehe zu Home > Ankündigung (News Feed)
• Jetzt nur noch schnell eine Beschreibung, sowie ein Datum ab wann der Beitrag sichtbar sein soll hinzufügen und schon sind alle Mitarbeiter informiert. 

Hier noch ein kleines Beispiel:

Hallo,

wir befinden uns auf der Zielgeraden für dieses Jahr. Wenn Ihr noch Urlaubstage übrig habt, die Ihr in diesem Jahr nehmen möchtet, dann denkt bitte daran, Eure Abwesenheitsanfrage VOR dem *DATUM*. Nach Ablauf dieses Datums ist es nicht mehr möglich, Abwesenheiten für das aktuelle Jahr über das System einzureichen. Wir möchten Euch auch daran erinnern, dass Ihr maximal XX Tage in das nächste Jahr übertragen könnt und diese bis spätestens XXX im kommenden Jahr nutzen könnt. Sofern noch nicht geschehen, ist es nun an der Zeit, den Urlaub zu planen. Ihr könnt diesen, in Kenjo, unter Abwesenheit > Urlaub einreichen. 

Viele Grüße,

Euer HR-Team

✅ Benutzerdefinierte Feiertage für das nächste Jahr hinzufügen

• Gehe zu Einstellungen > Kalender
• Überprüfe die Kalender und füge die neuen benutzerdefinierten Feiertage für das nächste Jahr hinzu
• Denke daran, dass die benutzerdefinierten Feiertage nicht automatisch für das folgende Jahr erneuert werden, also wiederhole diesen Vorgang für alle Kalender, die ihr habt.

Best Practice:

Erstelle einen Workflow, der alle Manager (und dich) daran erinnert, offene Abwesenheitsanfragen zu genehmigen.

E-Mail-Vorlage

Beispieltext: 

Hallo,

wenn Ihr noch offene Abwesenheitsanfragen habt, denkt bitte daran, diese zeitnah zu genehmigen. Das Jahr neigt sich dem Ende und alle Anfragen müssen vor dem *DATUM* genehmigt werden. Klickt dazu einfach hier, um alle offenen Anfragen einzusehen. 

Danke im Voraus.

Viele Grüße,

Euer HR-Team

Konfiguration des Workflows:

Hinzufügen einer Workflow-Aktion:

✅ Erstelle Zeiträume mit Urlaubssperren 

Mit der Urlaubssperren-Funktion in den Abwesenheitseinstellungen kannst Du automatisiert und transparent Zeiträume festlegen, in denen einige oder alle Deine Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen können. Trage diese jetzt für das kommende Jahr ein. Du kannst auswählen für welche Anwesenheitsrichtlinien die Sperre gelten soll. 

• Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen
• Wähle im vertikalen Menü SPERREN und klicke auf Einstellungen
• Klicke auf SPERRE HINZUFÜGEN

Für mehr Details, lies diesen Artikel.

✅ Überprüfe Genehmiger für Abwesenheiten

Überprüfe Deine Einstellungen zu den Genehmigern für Abwesenheiten und Delegierte Genehmigung.  Änderungen zu Genehmigern für Abwesenheiten kannst Du pro Mitarbeiter in seinem Mitarbeiterprofil  im Feld Abwesenheiten-Genehmiger vornehmen. 

Wenn Du noch keine weiteren Abwesenheits-Genehmiger, Delegierte Genehmigung oder Zweistufige Genehmigung eingerichtet hast, kannst Du dies unter Abwesenheit > Einstellungen im linken Menü tun.

✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen

Du hast neue Richtlinien für das kommende Jahr? Dann denke daran, dass du diese den entsprechenden Mitarbeitern noch zuweisen musst. 

• Gehe zu unter Abwesenheit und wähle eine beliebige Richtlinie aus, um sie über die Funktion Mitarbeiter zuordnen gesammelt zuzuweisen.

Für mehr Details lies auch unsere Artikel Mitarbeitern Abwesenheitsrichtlinien zuordnen und Abwesenheitsarten erstellen. 

✅ Überprüfe deine aktuellen Richtlinieneinstellungen

Denke daran, dass wir viele neue Funktionen zu den Richtlinien hinzugefügt haben, viele davon beeinflussen den Übergang in einen neuen Zyklus. Bitte kontrolliere deine Standard-Abwesenheitsrichtlinien, insbesondere im Hinblick auf zusätzlichen Anspruch, Anpassungen (Proration) und Abzug. 

Für mehr Details zu Richtlinieneinstellungen, lies dir diesen Artikel durch.

Zusätzlicher Anspruch

Im nächsten Schritt kannst Du die Regeln für den zusätzlichen Anspruch konfigurieren. Diese Regeln erhöhen den Basisanspruch automatisch, je nachdem, wie lange ein Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist. Du kannst eine zusätzliche Regel hinzufügen, indem Du auf (+) REGEL FÜR ZUSÄTZLICHEN ANSPRUCH HINZUFÜGEN klickst.

Beschäftigungsdauer (Jahre): Dauer in Jahren, berechnet ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters

Zusätzliche Anspruchstage/-stunden: Anspruch zusätzlich zum Basisanspruch

Beispiel:

Jahreszyklus: 1. Januar
Vergabemethode: Einmalig zu Beginn des Zyklus (1. Januar)
Basisanspruch: 24 Tage

Proration 

Proration bedeutet die anteilige Berechnung von Ansprüchen wie Urlaub oder Abwesenheit,                  basierend auf der Arbeitszeit des Mitarbeiters im Vergleich zur Vollzeit-Arbeitszeit.

Überprüfe, dass deine Einstellungen korrekt sind. 

Für alle Optionen gilt: 

Option 1: Basierend auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters bei Vollzeit: 24 Tage

Eintrittsdatum: 15. März 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Option 2: Basierend auf dem Vertragsende

Vertragsende: 22. August 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Option 3: Basierend auf dem Arbeitsplan - z.B. für Teilzeitkräfte

Referenz für Vollzeit: 5 Arbeitstage/Woche oder 40 Stunden/Woche

Mitarbeiter Arbeitsplan: 3 Arbeitstage/Woche oder 20h/Woche
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Abzug

Um diese Abwesenheitsrichtlinie so benutzerdefiniert wie möglich zu definieren, kannst Du Tage bestimmen, an denen die Mitarbeiter der Richtlinie abwesend sind und nicht arbeiten. Ein klassischer Anwendungsfall wäre es, wenn einige Mitarbeiter eine 4-Tage-Woche haben und freitags bspw. nicht arbeiten. 

• Wähle per Dropdown aus, ob die Abzugsregeln sich aus dem Arbeitsplan der Mitarbeiter ergeben, aus den Kalendertagen oder aus einer benutzerdefinierten Arbeitswoche, die du hier festlegst.

Bei benutzerdefinierter Arbeitswoche: 

• Lege Arbeitstage fest, in dem du auf diejenigen Wochentage klickst, die der Mitarbeiter arbeitet.
• Lege Arbeitsstunden fest, in dem du pro Arbeitstag die Stundenanzahl bestimmst, die der Mitarbeiter an diesem Tag arbeitet.
• Klicke SPEICHERN

Wenn ein Mitarbeiter dieser Richtlinie in Zukunft Abwesenheiten anfragt, werden ihm diejenigen Tage die keine Arbeitstage sind, als nicht auswählbar angezeigt. In unserem Beispiel werden Montag und Freitag als Arbeitsfreier Tag angezeigt und sind somit bei einer Abwesenheitsanfrage nicht wählbar. 

✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows

Wenn du im Laufe des Jahres wiederkehrende Workflows erstellt hast, denke bitte daran, dass sich ein wiederkehrender Workflow sich jedes Jahr wiederholt, ohne, dass du neue Einstellungen vornehmen musst. Daher ist es eine gute Idee, einmal zu prüfen, ob du diese Workflows auch im nächsten Jahr auslösen lassen möchtest. 

• Gehe zu Einstellungen > Workflows
• Hierbei sind Workflows mit der Bezeichnung unter Objekt wiederkehrender Workflow, jene, auf die du achten solltest.